Uma frota de veículos refere-se a um conjunto de veículos, geralmente de propriedade ou operados por uma única entidade, como uma empresa, organização governamental ou instituição. Pode incluir carros, caminhões, vans, ônibus e outros tipos de veículos motorizados, utilizados para transporte de mercadorias, deslocamento de funcionários, prestação de serviços ou transporte público.
Gerenciar uma frota de veículos envolve atividades como aquisição, manutenção, monitoramento, planejamento de rotas e otimização de uso, visando maximizar a eficiência operacional, controlar custos e garantir a segurança dos veículos e seus ocupantes.
Neste artigo, vamos abordar:
- O que é frota de veículos?
- Quais tipos de frota de veículos existem?
- Modelos de gestão de frotas: qual o melhor?
- Por que investir em frotas de veículos própria?
- Como escolher o modelo de frota de veículos para meu negócio?
- Como fazer a gestão de frotas
Boa leitura!
O que é frota de veículos?
Composta por motos, carros de passeio, pick-ups, vans, furgões, caminhões, ônibus ou até outros tipos de veículos, as frotas têm como objetivo atender as atividades de uma empresa, seja com entrega de produtos, transporte de funcionários, serviços, entre outros.
Independentemente do tamanho da frota da sua empresa, algo que deve ser tratado como prioridade é o gerenciamento e controle. Dessa forma, todos os serviços preventivos precisam ser tomados para garantir a alta performance.
Quais tipos de frota de veículos existem?
Se você for o gestor responsável pela frota em sua empresa, é muito importante conhecer quais os tipos de frota existentes no Brasil. Assim, pode fazer modificações para melhorar sua logística.
Ou está pensando em expandir os negócios e dar uma variada, mas não sabe por onde começar? Pensando nisso trouxemos essa lista falando um pouco sobre os tipos de frotas que existem atualmente no mercado.
Os tipos mais comuns de frota são a própria e a terceirizada. Mas há também um tipo de frota específico em que o funcionário utiliza o próprio veículo para trabalhar, mas quem custeia o combustível e/ou a manutenção para as ações comerciais é a empresa, através de processos de reembolso de quilometragem ou com cartões para pagamento de combustível e outras despesas veiculares.
Frotas comerciais
Como o próprio nome já indica, esse tipo de frota tem como objetivo atender todos os setores de uma empresa. Tanto a parte da entrega de produtos como o deslocamento de colaboradores, podendo ser composta por tipos de veículos distintos.
Frotas de entregas
Uma frota de entrega tem como objetivo a entrega de produtos, seja saindo de centros urbanos para entregar localmente como para restaurantes, entre outros. Ela usa diferentes tipos de veículos de pequeno porte, como: motocicletas, utilitários, vans ou até caminhões.
Frota de caminhões
Essa frota é voltada para transporte de produtos, sejam eles de uma única categoria como alimentos ou itens de lojas de departamento. Os caminhões podem servir a uma marca exclusivamente ou a diversas.
Ainda é possível fazer serviços de fretagem com esse tipo de frota. É, ainda, comum vermos os caminhoneiros autônomos nas estradas. Caso sua empresa precise de um serviço assim, pode ser vantajoso contratar um.
Frotas de aluguel de carros
Este tipo de frota é comum em aeroportos e centros turísticos, já que disponibiliza carros para pessoas físicas ou jurídicas alugarem para locomoção em seu período de estadia no local. Também é possível fazer aluguel para empresas. Essas frotas geralmente contam com um grande número de carros.
Frotas de serviços públicos
Instituições públicas possuem frotas próprias para seus funcionários desempenharem suas funções e/ou algum serviço municipal, estadual ou federal. Um exemplo são os carros de polícia.
Carsharing
Este tipo de frota consiste no compartilhamento de veículos, que acontece por intermédio de aplicativos. Você faz o aluguel de um carro de outra pessoa que esteja com ele parado e não irá utilizar por um tempo.
Uma forma contemporânea de se emprestar carros, na modalidade é possível alugar apenas algumas horas, além de não exigir muita burocracia.
Modelos de gestão de frotas: qual o melhor?
Na hora de pensar qual o melhor para sua empresa, deve ser levado em consideração cada tipo de frota pode trazer benefícios e desafios específicos para sua empresa. Então vamos conhecer as vantagens e desvantagens desses dois modelos de gerenciamento de frotas.
Frota própria
A frota própria consiste em veículos comprados pela própria empresa e pertencem a ela, assim como as responsabilidades de mantê-los. Sua principal vantagem é a centralização do recurso e dos processos.
Algumas desvantagens para esse tipo de frota são as altas despesas, pois tudo fica por conta da empresa, e a burocracia operacional para conseguir colocar a frota nas ruas.
Frota terceirizada
Já com frotas terceirizadas os veículos pertencem a outra companhia e é feito um contrato definindo o tempo de uso dos automóveis. Algumas vantagens desse sistema é que não é preciso se preocupar com burocracias e impostos.
Você terá menos gastos com um plano de aluguel e ainda contará com suporte caso aconteça algum imprevisto, além claro, de ter um carro sempre novo à sua disposição. Porém, deve-se levar em consideração que o carro não pertence à companhia. Dependendo da quantidade de motoristas que deverão usar os veículos, pode ser um desafio manter os carros em condições adequadas.
Por que investir em frotas de veículos próprios?
Uma das vantagens mais significativas do investimento é a capacidade de centralizar a logística da empresa, permitindo um controle mais eficiente de todos os processos envolvidos.
Para negócios que dependem de entregas rápidas e pontuais, possuir uma frota própria é essencial. Isso também se aplica a empresas de serviços que necessitam de veículos prontamente disponíveis para atender às demandas dos clientes.
Embora o custo inicial de implementar uma frota própria possa parecer elevado, a longo prazo, é um investimento que vale a pena. Ter uma frota própria permite controlar os custos operacionais, como combustível, manutenção e seguro.
Ao investir em uma frota própria, a empresa tem a oportunidade de personalizar e otimizar os veículos de acordo com suas necessidades específicas.
Além disso, a empresa ganha flexibilidade e autonomia para adaptar-se às necessidades do negócio.
Carros Populares
Os carros populares são muito voltados para o transporte regular de pessoas, isto é, os deslocamentos comuns do dia a dia. Porém, atualmente ele vem se mostrando uma boa alternativa e são ótimos veículos para se ter na frota.
Versáteis, podem transportar cargas pequenas e médias e o seu preço é um grande atrativo para quem precisa equipar a frota.
Veículos Utilitários
Os carros do modelo utilitário são aqueles capazes de transportar pessoas e cargas ao mesmo tempo. Maiores que os carros de passeio, não possuem extensão, mas são ótimos para o transporte dos mais variados tipos de cargas, desde as leves até àquelas um pouco mais pesadas.
Esses modelos são ótimos tanto para estradas quanto para centros urbanos, e a cada ano surgem novos utilitários leves esportivos que possuem funções únicas e específicas. Nesse caso, vale a pena pesquisar sobre o modelo que você quer e analisar o objetivo da frota para o seu negócio.
Veículos Executivos
Diferente dos outros modelos, esses carros são mais voltados para os transportes de pessoas. Por serem equipados com ar-condicionado, teto solar, bancos de couro e um grande porta malas, eles podem ser melhor aproveitados para utilização eventual ou para o transporte de executivos, como motorista privativo, por exemplo.
Como escolher o modelo de frota de veículos para meu negócio?
Antes de tudo, analise cuidadosamente o perfil do negócio da empresa e identifique qual tipo de frota atenderá melhor às suas necessidades no momento.
É importante levar em conta as opções que se enquadram dentro do orçamento e têm potencial de geração de receita, de acordo com cada operação.
Somente após esse processo é que será possível determinar a quantidade, categoria e modelo de veículos mais adequados para o tipo de produto transportado ou serviço prestado pela sua empresa.
Escolha o tipo de veículo
Ao montar uma frota de veículos, é fundamental escolher o tipo adequado para atender às necessidades. Existem várias opções disponíveis, cada uma com suas características e vantagens distintas:
- Moto: As motocicletas são ideais para empresas que precisam realizar entregas rápidas e ágeis. Sua agilidade no trânsito urbano permite que os motoristas cheguem aos destinos com mais rapidez, sendo especialmente úteis para serviços de manutenção e entregas de pequeno porte;
- Carro: Compactos e econômicos, são ideais para empresas que prestam serviços de manutenção ou precisam se deslocar com frequência dentro da cidade. Sua mobilidade facilita a movimentação em áreas restritas e garante agilidade nos deslocamentos;
- VUC (Veículo Urbano de Carga): As VUCs são vans de carga que oferecem capacidade de transporte intermediária. São adequadas para entregas de produtos em volumes moderados, como móveis ou eletrodomésticos;
- Caminhões ¾: Os caminhões ¾ são uma opção intermediária entre as VUCs e os caminhões maiores. São adequados para empresas que precisam de uma capacidade de carga um pouco maior, sem necessidade de veículos de grande porte. São comumente utilizados para entregas de mercadorias variadas em rotas urbanas e regionais;
- Caminhão baú: Os caminhões baú são indicados para o transporte de mercadorias volumosas e pesadas, como móveis ou materiais de construção. Eles oferecem espaço interno amplo e seguro para acomodar diferentes tipos de carga.
Defina o número de veículos
Uma vez que você tenha selecionado a categoria de veículo adequada, estará pronto para determinar com mais facilidade o tamanho ideal da frota para a empresa.
É crucial considerar a inclusão de veículos reserva na equação. Essa medida de contingência é vital para garantir que o serviço não seja interrompido em caso de manutenção ou outras eventualidades, como roubo, por exemplo.
Cuidado com veículos usados
Veículos usados geralmente são mais baratos do que modelos novos. Mas isso não significa que eles estão em plenas condições para serem adicionados em sua frota. Antes de fechar a compra, você precisa se atentar a detalhes importantes como:
- Tipo do veículo;
- Desgaste de peças;
- Quilometragem;
- Documentação;
- Qualidade dos pneus e freios;
- Consumo médio do carro;
- Verificar a disponibilidade das peças desse veículo no mercado.
É importante ter cuidado na hora de escolher um veículo para frota e também verificar a empresa que está comercializando o automóvel. Pesquise na internet sobre o estabelecimento e só faça negócio se ele for confiável e seguro.
Entenda as necessidades da sua frota
Um grande indicador para a necessidade de veículos na frota são as suas demandas diárias. Por exemplo, se a sua empresa transporta cargas pequenas, optar por um veículo utilitário pode ser uma boa alternativa. Mas, se a sua frota é responsável por transportar produtos específicos, pode ser que seja necessário um veículo especial.
Lembre-se de que comprar um automóvel para frota também envolve o plano da gestão a curto e longo prazo e esses indicadores devem ser levados em conta.
Analise os custos
Um veículo para frota envolve muito mais custos do que aquele investido para adquirir o automóvel em si. Ao entender que o melhor a se fazer é comprar um veículo, é preciso realizar uma análise de custos mais completa, pensando em toda a vida útil do automóvel.
Pense na manutenção, consumo de combustível, seguro, impostos, documentação e outros influenciadores que podem encarecer essa transação. Faça um planejamento a curto e longo prazo, analisando todas as metas e expectativas relacionadas à frota, para não ser pego de surpresa.
Fique atento ao ano, consumo e custos de manutenção dos veículos
Ao escolher os veículos para a sua frota, é essencial estar atento a alguns aspectos, como o ano de fabricação, o consumo de combustível e os custos de manutenção.
Modelos mais recentes tendem a apresentar avanços tecnológicos que melhoram a eficiência e a economia de combustível.
Peças desgastadas, filtros sujos e pneus desalinhados podem aumentar o consumo de combustível e também gerar despesas adicionais com reparos e substituições. É importante avaliar o histórico de manutenção dos veículos, bem como os custos médios envolvidos na manutenção preventiva e corretiva.
Como fazer a gestão de frotas
Fazer uma gestão de frotas eficiente é essencial para as empresas que desejam ter todo o controle de seu processo operacional. Isso envolve a organização de entradas e saídas de veículos, além do custo com manutenção e combustível, segurança dos motoristas, disponibilidade da frota, entre outros.
Selecionamos alguns dos cuidados para melhorar qualquer processo de gestão de frotas. São eles:
1. Identifique a estrutura e os recursos que a empresa possui
É importante saber qual o cenário atual da empresa, avaliando seus recursos e estruturas. Essa avaliação precisa ser realista, levando em conta todos os elementos que influenciam o funcionamento pleno das frotas.
Para isso, faça uma lista com o número de veículos disponíveis e a quilometragem de cada um, além de reunir detalhes, como a data da última revisão.
Desse modo, será mais fácil identificar qual a situação da frota em questão e saber se a empresa tem um bom sistema para realizar um levantamento sobre os veículos mais antigos, quais precisam de revisão e quais não são mais funcionais dentro da frota.
2. Crie uma política de utilização para a frota
Para que a gestão da frota seja mais organizada, é ideal que haja uma política de utilização dos veículos. Isso nada mais é do que um documento que contém as regras para usar os veículos da empresa, com o objetivo de otimizar a produtividade da frota e prevenir quaisquer ocorrências.
Ele deve ser elaborado em conjunto por todos os setores que tenham um envolvimento direto com os veículos. Algumas das informações que devem estar presentes são:
- Finalidade de uso dos veículos;
- Velocidade máxima permitida;
- Horários e locais de utilização dos veículos da frota;
- Formas e locais de abastecimento permitidos;
- Controle de validade e regularização da CNH do condutor.
É importante que todos os colaboradores que utilizam os veículos contribuam para a elaboração da política. Assim, as dúvidas serão sanadas previamente e a gestão de frotas será mais organizada e eficiente.
3. Tenha um mapeamento de gastos mensais
Para uma gestão completa, todos os gastos deverão ser incluídos no planejamento orçamentário do negócio. Toda e qualquer despesa relacionada à frota precisará ser registrada e arquivada em um lugar de fácil acesso, para que seja possível realizar uma consulta posterior.
4. Faça o controle de manutenção dos veículos
A manutenção dos veículos deve acontecer antes de algum problema grave. Ao controlar a manutenção da frota, fica mais fácil prevenir acidentes e garantir a segurança de todos os colaboradores que mantêm um contato direto com os veículos, além de possibilitar uma maior disponibilidade da frota.
Organizar com que frequência o veículo precisa passar por manutenção preventiva e anotar as datas dos reparos é essencial e pode ajudar a manter a excelência do trabalho.
5. Promova treinamentos com os condutores
Os treinamentos de equipe são outra maneira de garantir que os colaboradores entendam suas responsabilidades para garantir os melhores resultados na hora de exercer suas funções.
Esses momentos são ideais para ensinar boas práticas de trânsito, como direção segura e direção econômica, que vão impactar não só na segurança de todos, como também na economia de combustível.
6. Controle as rotas e indique caminhos mais fáceis
Utilizando GPS e sistemas de telemetria, é possível identificar alternativas mais práticas para a realização do percurso e, assim, auxiliar os condutores.
Dessa forma, o trajeto pode ser completado de maneira mais rápida ou com menor gasto de combustível, o que deixa o trabalho da gestão mais eficiente.
Leia também: Roteirização de transporte: principais vantagens operacionais
7. Conte com empresas especializadas em mobilidade e gestão de veículos
Para uma gestão mais inteligente, contar com empresas especializadas em gestão de frotas ajuda a ter tranquilidade sobre os processos relativos aos veículos.
Principalmente porque o gestor tem mais tempo para dedicar ao trabalho estratégico, sem precisar se preocupar com toda a parte operacional e burocrática da rotina.
Conclusão
Independentemente do tamanho da frota, é necessário investir em um gerenciamento adequado, controle dos custos e manutenção dos veículos.
A escolha do tipo de frota, seja própria ou terceirizada, deve ser baseada nas necessidades específicas do negócio, levando em consideração as vantagens e desvantagens de cada modelo. A frota própria oferece centralização e controle dos processos, enquanto a frota terceirizada alivia a burocracia e oferece suporte em caso de imprevistos.
É fundamental escolher os veículos certos para a frota, considerando o propósito e o serviço que será prestado. É importante avaliar o ano de fabricação, o consumo de combustível e os custos de manutenção para tomar decisões informadas.
Para uma gestão eficaz da frota, é necessário estabelecer políticas de utilização, mapear os gastos mensais, controlar a manutenção dos veículos, promover treinamentos para os condutores e utilizar tecnologias como GPS para otimizar as rotas.
Além disso, contar com empresas especializadas em mobilidade e gestão de frotas pode trazer benefícios adicionais, permitindo que os gestores se concentrem em atividades estratégicas e deixem a parte operacional otimizada.
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