A planilha de controle de combustível da Edenred Mobilidade é gratuita, abre no Excel e registra cada abastecimento da frota por placa. Ela calcula sozinha o preço por litro, os km rodados, o consumo em km/l e o custo por km, e marca os abastecimentos que merecem revisão. Baixe o arquivo, cadastre os veículos e lance os abastecimentos: o resumo mensal por veículo se monta automaticamente.
Baixar a planilha grátis (.xlsx)
Em resumo:
- Arquivo .xlsx sem cadastro e sem macros, que abre no Excel 2010 ou mais recente, no LibreOffice e no Google Planilhas.
- Cinco abas: como usar, parâmetros, veículos, abastecimentos e resumo mensal, mais uma calculadora de etanol ou gasolina.
- Os alertas usam a capacidade do tanque e a faixa de consumo de cada veículo, não uma média única para a frota inteira.
- A planilha funciona bem para frotas pequenas. Quando o lançamento manual passa a tomar horas por semana, é hora de avaliar um sistema de gestão de abastecimento.
O que tem na planilha de controle de abastecimento?
| Aba | O que você faz | O que ela calcula |
|---|---|---|
| Veículos | Cadastra placa, modelo, combustível, capacidade do tanque e consumo mínimo e máximo esperado | Base para os alertas de cada veículo |
| Parâmetros | Ajusta a tolerância de preço (padrão: 10% acima da média do mês) | Limite para o alerta de preço |
| Abastecimentos | Lança data, placa, motorista, posto, combustível, litros, valor e odômetro | Preço por litro, km rodados, km/l, custo por km e alertas |
| Resumo mensal | Escolhe o mês | Abastecimentos, litros, gasto, km rodados, km/l, custo por km e alertas por veículo e da frota |
| Etanol x gasolina | Informa os preços do posto e o consumo do veículo com cada combustível | Custo por km de cada opção e qual compensa |
Os campos de preenchimento ficam em amarelo e os calculados em cinza, então ninguém apaga uma fórmula sem querer. Placa, combustível e “tanque cheio?” são listas suspensas, o que evita a mesma placa escrita de três jeitos.
Como usar a planilha em 4 passos
- Cadastre os veículos. Na aba Veículos, informe a capacidade do tanque e a faixa de consumo esperada de cada placa. Use o consumo que o veículo já faz na sua operação, não o de catálogo.
- Revise a tolerância de preço. Na aba Parâmetros, o padrão é marcar abastecimentos 10% acima da média do mês para o mesmo combustível. Ajuste conforme a política da empresa.
- Lance cada abastecimento em ordem cronológica. Os campos mínimos são data, placa, combustível, litros, valor total e odômetro. A planilha busca o odômetro anterior da mesma placa e calcula o resto.
- Acompanhe o resumo do mês. Na aba Resumo mensal, digite o primeiro dia do mês na célula amarela. Veículos com km/l caindo ou custo por km subindo são os primeiros a investigar.
A planilha vem com dois veículos e seis abastecimentos de exemplo, identificados como tal, para você ver os cálculos funcionando antes de apagá-los.
Quais indicadores a planilha calcula
| Indicador | Fórmula | Para que serve |
|---|---|---|
| Preço por litro (R$/L) | Valor total ÷ litros | Comparar postos e detectar cobrança fora do padrão |
| Km rodados | Odômetro atual − odômetro do abastecimento anterior da mesma placa | Base para consumo e custo por km |
| Consumo (km/l) | Km rodados ÷ litros | Detectar veículo com problema mecânico, rota ruim ou desvio de combustível |
| Custo por km (R$/km) | Valor total ÷ km rodados | Comparar veículos, rotas e combustíveis pelo que realmente importa |
Esses quatro números respondem à maior parte das perguntas de quem controla combustível. Para somar manutenção, pedágio e depreciação ao cálculo, veja como calcular o custo por km rodado da frota.
Como calcular o consumo de combustível pelo método do tanque cheio
O consumo real de um veículo é medido entre dois abastecimentos que completam o tanque: km rodados entre eles divididos pelos litros do segundo abastecimento. Com tanque parcial, os litros não repõem tudo o que foi gasto e o km/l daquele registro sai distorcido.
Exemplo da própria planilha: a picape de exemplo abasteceu com tanque cheio no odômetro 40.200 km e de novo no 40.640 km, colocando 48 litros de etanol. O consumo foi de 440 km ÷ 48 L = 9,17 km/l, e o custo por km, R$ 220,32 ÷ 440 km = R$ 0,50.
Por isso a planilha tem a coluna “Tanque cheio?”. Ao revisar o km/l de um veículo, dê mais peso aos registros com “Sim”. Veja outras formas de reduzir gastos em como controlar o consumo de combustível.
Quais alertas a planilha dispara
A coluna Alertas da aba Abastecimentos mostra “OK” ou o motivo da revisão:
- Litros acima do tanque: o volume lançado é maior que a capacidade cadastrada do veículo. É o sinal mais direto de erro de lançamento ou de combustível que não foi para aquele veículo.
- Odômetro não avançou: a quilometragem é igual ou menor que a do abastecimento anterior da mesma placa.
- Consumo abaixo ou acima do esperado: o km/l saiu da faixa cadastrada para o veículo.
- Preço acima da média do mês: o preço por litro passou da média do mês para o mesmo combustível, mais a tolerância definida.
- Placa não cadastrada: o abastecimento foi lançado para uma placa que não está na aba Veículos.
Um alerta não é prova de fraude. É uma lista curta do que conferir com o motorista ou com a nota fiscal antes de fechar o mês.
Etanol ou gasolina: como decidir com a planilha
A regra de mercado diz que o etanol compensa quando custa até 70% do preço da gasolina. Essa regra é uma média. O que vale para cada veículo é a relação entre o consumo dele com etanol e com gasolina.
A aba Etanol x gasolina faz essa conta. No exemplo da planilha, o etanol custa 71,4% da gasolina e o veículo roda com etanol 69,6% do que roda com gasolina. Como o preço relativo ficou acima da paridade desse veículo, a gasolina sai mais barata por km. Troque os preços e o consumo pelos seus. Para entender os fatores por trás dessa escolha, veja álcool ou gasolina: qual compensa mais.
O que uma planilha de combustível não consegue fazer
A planilha organiza o que alguém lança nela, e esse é o limite dela:
- Depende de lançamento manual. Nota perdida, odômetro anotado errado ou abastecimento esquecido distorcem todos os indicadores do mês.
- Não controla o abastecimento, só registra depois. Ela não bloqueia litros acima do tanque, combustível errado ou abastecimento fora do horário; apenas aponta o problema quando alguém lança o dado.
- Não confirma quem abasteceu nem onde. O dado vem da nota ou do relato do motorista.
- Custa tempo que cresce com a frota. Cada novo veículo multiplica notas para conferir e digitar.
Esses limites valem para qualquer planilha, inclusive esta. Ter regras escritas de uso da frota reduz boa parte dos erros: veja como fazer a política de utilização de frota.
Planilha ou sistema de gestão de abastecimento: quando migrar?
| Critério | Planilha | Sistema de gestão de abastecimento |
|---|---|---|
| Origem do dado | Nota fiscal e digitação | Registrado na transação, sem digitação |
| Regras de uso | Conferidas depois do abastecimento | Aplicadas no momento: litros, horário, tipo de combustível |
| Atualização | Quando alguém lança | Em tempo real |
| Custo | Gratuita | Contratação do serviço |
| Faz sentido para | Poucos veículos e lançamento sob controle | Frotas que já gastam horas por semana conferindo notas ou que precisam bloquear desvios |
O sinal mais claro de que a planilha ficou pequena é o tempo: quando conferir notas e digitar abastecimentos passa a ocupar parte fixa da semana de alguém, ou quando os alertas aparecem com frequência e ninguém consegue investigar todos.
A Gestão de Abastecimento da Edenred Mobilidade entrega os mesmos indicadores desta planilha (litros, R$/L, km/l e custo por km) sem lançamento manual, com regras por veículo aplicadas no momento do abastecimento e rede credenciada de postos em todo o país. Para comparar outras ferramentas, veja aplicativos para gestão de frotas. E se o objetivo é controlar todos os gastos do veículo, não só combustível, use a planilha de controle de despesas com veículos.
Perguntas frequentes sobre planilha de controle de abastecimento
Como fazer uma planilha de controle de abastecimento?
Crie uma linha por abastecimento com data, placa, litros, valor total e odômetro. A partir disso, calcule preço por litro (valor ÷ litros), km rodados (odômetro atual − anterior da mesma placa), consumo (km ÷ litros) e custo por km (valor ÷ km). A planilha desta página já traz essas fórmulas prontas.
A planilha de controle de abastecimento funciona no Google Planilhas?
Sim. Suba o arquivo .xlsx no Google Drive e abra com o Google Planilhas. As fórmulas usam só funções comuns (SOMASES, CONT.SES, MÉDIASES, PROC e ÍNDICE/CORRESP), que também funcionam no Excel 2010 ou mais recente e no LibreOffice.
Quantos veículos a planilha comporta?
A versão para download aceita 50 veículos e 500 abastecimentos. Para ir além, copie as fórmulas das últimas linhas para baixo. Nesse volume, porém, o lançamento manual costuma ser o gargalo, não a planilha.
Qual o consumo normal de combustível de um veículo da frota?
Depende do modelo, do combustível, da carga e da rota. Por isso a planilha pede a faixa esperada de cada veículo, em vez de um número único. Use como referência o km/l dos primeiros abastecimentos com tanque cheio depois de uma revisão.
Com que frequência devo lançar os abastecimentos?
O ideal é lançar no mesmo dia ou, no máximo, uma vez por semana. Quanto mais tempo entre o abastecimento e o lançamento, maior a chance de nota perdida e odômetro errado.
