Regras para uso do cartão corporativo são diretrizes que controlam e monitoram gastos, incluindo políticas de uso, limites de custos, procedimentos de aprovação e plataforma de controle de despesas.
Com o aumento das despesas corporativas e a necessidade de maior controle financeiro, as empresas estão cada vez mais investindo em sistemas e práticas que garantam a transparência e a eficiência no uso dos cartões corporativos.
Segundo um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (ABECS), o uso de cartões corporativos cresceu 12% no último ano, atingindo um volume de R$ 45 bilhões em transações.
Mas, esse crescimento também traz desafios, como o risco de fraudes e o uso indevido dos recursos da empresa. Para evitar esses problemas, é fundamental implementar regras para uso do cartão corporativo. Confira a seguir quais são as 5 principais.
1. Defina políticas de uso
Uma das primeiras regras para uso do cartão corporativo é especificar claramente para que fins os cartões podem ser usados e estabelecer limites de gastos para diferentes categorias de despesas.
Por exemplo, pode-se definir que os cartões devem ser usados apenas para despesas relacionadas a viagens de negócios, materiais de escritório e abastecimento de veículos.
Além disso, é importante estabelecer o que não é permitido, como o uso para despesas pessoais ou compras de alto valor sem a devida aprovação. Um documento acessível a todos os colaboradores é essencial para evitar mal-entendidos.
2. Estabeleça limites de gastos
Definir limites de gastos diários, semanais ou mensais é uma prática eficaz para controlar as despesas e evitar excessos. Esses limites podem variar de acordo com a função desempenhada por cada colaborador e o tipo de despesa.
Por exemplo, pode-se definir valor mais alto para custos com viagem, caso essa seja a realidade da sua empresa. Nesse caso, também é válido categorizar despesas que fazem parte desse contexto, como passagem aérea, refeições e hospedagem.
3. Agilize procedimentos de aprovação
Uma forma eficiente de aprovar compras é utilizando cartões pré-pagos. Com eles, é possível definir limites de gastos, o que ajuda a evitar o uso indevido e a manter o controle sobre as despesas.
Além disso, é importante que os relatórios de despesas sejam revisados regularmente para garantir a conformidade com as políticas estabelecidas. Use sistemas de monitoramento para acompanhar as transações em tempo real.
Por fim, faça auditorias periódicas, a fim de verificar se as políticas de uso estão sendo seguidas e se as despesas estão devidamente justificadas. Essas práticas ajudam a garantir que os recursos sejam usados de maneira responsável.
4. Utilize tecnologia de controle de despesas
A tecnologia é grande aliada na implementação de regras para uso do cartão corporativo. Sistemas como Edenred Controle de Despesas automatizam processos, como aprovação de despesas, geração de relatórios e monitoramento de transações.
Se você deseja controlar gastos com base em categorias pré-estabelecidas, essa solução pode ser extremamente útil. A plataforma permite gestão integrada e oferece visibilidade de cada compra.
Transparência e controle para o seu negócio
A gestão eficaz dos cartões corporativos é essencial para garantir a transparência, a responsabilidade e a eficiência no uso dos recursos da empresa.
Ao definir políticas claras, estabelecer limites de gastos, implementar procedimentos de aprovação e utilizar sistemas de monitoramento e auditoria, você garante que os cartões corporativos sejam usados de maneira responsável e eficiente.
Se você tem um comércio, é atacadista, prestador de serviços, construtora ou pequena indústria, a Edenred Controle de Despesas é uma solução que pode ajudar a manter suas contas em dia, agilizar processos e acelerar o crescimento do negócio.
Outros artigos que vão ajudar você a gerenciar seu negócio:
