Alçada de aprovação de despesas é um conjunto de normas que define limites financeiros que cada gestor ou colaborador pode aprovar, garantindo controle e transparência nas autorizações de gastos dentro de uma organização.
Segundo um estudo da Gartner, organizações que implementam políticas financeiras estruturadas conseguem reduzir os custos operacionais em até 25% e aumentar a eficiência do fluxo de caixa em até 35%.
A alçada de aprovação de despesas é um dos pilares nesse contexto. Afinal, ela garante que os gastos sejam devidamente autorizados e que os recursos da sejam utilizados de forma mais alinhada às demandas do negócio.
Confira a seguir quais são as melhores práticas para estabelecer um limite de aprovação de despesas eficaz, ajudando sua empresa a atingir novos patamares de eficiência e sustentabilidade financeira.
Componentes da aprovação de despesas
A alçada de aprovação de despesas é um conjunto de normas e critérios que define os níveis hierárquicos e os limites financeiros que cada gestor ou colaborador pode aprovar.
Essas diretrizes são fundamentais para assegurar que compras sejam devidamente autorizadas e estejam dentro do orçamento planejado, promovendo transparência e controle financeiro.
A implementação de políticas claras de aprovação de despesas pode ajudar a prevenir fraudes e garantir a conformidade com as regulamentações internas e externas. Geralmente, elas incluem:
- Definição de limites de gastos e aprovação por departamento.
- Distribuição de custos por categorias, como viagens, suprimentos, investimentos em maquinário, pessoal, entre outros.
- Hierarquia de aprovação, que define quem tem autoridade para aprovar diferentes tipos de despesas.
- Estabelecimento de critérios claros de aprovação, com justificativa detalhada para cada despesa.
- Revisão do orçamento aprovado para a unidade ou projeto específico.
- Definição do fluxo de aprovação com o auxílio de sistemas digitais de gestão financeira.
- Estabelecimento de prazos para a revisão e aprovação de despesas, a fim de evitar atrasos nos processos operacionais.
- Organização de documentos de suporte, como recibos, notas fiscais, entre outros.
- Realização de auditorias periódicas para assegurar que as políticas de aprovação de despesas estão sendo seguidas corretamente.
- Definição de procedimentos para situações excepcionais que exigem a aprovação de despesas fora do planejado. Esses procedimentos podem incluir a necessidade de escalonamento para níveis hierárquicos superiores ou para comitês específicos.
Importância de um controle financeiro rígido
Um estudo da PwC mostrou que empresas que implementam controles financeiros rígidos conseguem reduzir as fraudes internas em até 50%. Isso é fundamental para que os recursos sejam utilizados com equilíbrio.
Além disso, o controle ajuda a fornecer uma visão precisa da situação econômica da empresa, permitindo que os gestores façam escolhas embasadas em dados concretos, de modo a avaliar a necessidade de fazer investimentos ou cortes de custos.
Também vale reforçar que monitorar continuamente as finanças ajuda a detectar problemas potenciais antes que se tornem crises. Isso inclui a identificação de tendências negativas, permitindo ações corretivas em tempo hábil.
Por fim, um controle financeiro eficiente assegura que todos os impostos, taxas e contribuições estejam devidamente calculados e pagos dentro dos prazos estabelecidos, evitando multas e penalidades.
Implementação de uma alçada de aprovação de despesas
Para implementar uma alçada de aprovação de despesas eficaz, é importante seguir algumas etapas essenciais:
- Avalie a estrutura organizacional e defina quem tem autoridade para aprovar quais faixas de despesas.É importante que esses limites sejam realistas e reflitam a capacidade de cada nível de gestão de tomar decisões informadas.
- Determine as categorias de despesas relevantes. A categorização precisa garantir que as despesas sejam rastreáveis e que cada gasto esteja claramente associado a um centro de custo ou departamento.
- Determine quais são os documentos necessários para manter fluxo de aprovação. Esses materiais devem ser fáceis de usar, garantindo que todas as informações necessárias sejam fornecidas de maneira consistente.
- Defina prazos claros para a revisão e aprovação de gastos, de modo a permitir tempo hábil para uma revisão caso ela seja necessária.
Além das etapas mencionadas, a adesão à tecnologia de uma plataforma como a Edenred Gestão de Despesas pode ser uma aliada na implementação da alçada de aprovação de despesas. Confira a seguir o que está atrelado a ela:
- Cartão corporativo recarregável, aceito em mais de 8,7 milhões de estabelecimentos e com cobertura em mais de 36 mil postos e oficinas. O cartão só transaciona quando há saldo disponível.
- Aplicativo Edenred Wallet, que permite que os colaboradores enviem notas e justificativas de despesas diretamente pelo celular. Isso simplifica o processo de registro.
- Portal do Gestor, plataforma web em que é possível realizar pedidos de cartões, visualizar relatórios detalhados das movimentações, extrair dados em Excel e bloquear ou desbloquear cartões conforme necessário.
- Relatórios e monitoramento em tempo real, para que os gestores acompanhem todas as movimentações financeiras. Isso garante transparência e facilita a tomada de decisões informadas.
- Integração com outros sistemas financeiros da empresa, a fim de centralizar o controle e facilitar a gestão das despesas.
Organize as compras e investimentos em sua empresa
Ao estabelecer diretrizes claras e utilizar tecnologias avançadas, como as oferecidas pela Edenred, você pode otimizar seus processos de aprovação de despesas, reduzir fraudes e garantir a utilização adequada de seus recursos.
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