O reembolso de despesas é o processo pelo qual a empresa devolve a um funcionário valores gastos em nome da empresa, geralmente para cobrir custos relacionados a viagens, alimentação, transporte ou materiais necessários.
Esse reembolso pode ocorrer quando o colaborador utiliza seu próprio dinheiro para despesas que beneficiam a empresa.
Para receber o reembolso, geralmente é necessário apresentar recibos ou comprovantes das despesas e, em alguns casos, seguir um procedimento específico estabelecido pela empresa.
Se você gerencia as despesas da sua empresa, entenda um pouco dos temas que vão te ajudar a assegurar um processo rápido e eficaz:
- O que é o reembolso de despesas?
- Quais são os tipos de reembolso de despesas?
- Como classificar internamente os reembolsos de despesas?
- As principais políticas de reembolso das empresas
- Melhores soluções para facilitar a gestão de reembolso de despesas.
Nesse artigo você também receberá dicas de plataformas que te ajudam a gerenciar essas despesas em tempo real. Boa leitura!
O que é o reembolso de despesas?
O reembolso de despesas é a restituição de gastos relacionados à jornada de trabalho, mesmo que seja fora do horário de trabalho contratual, se for acordado com o empregador, essa devolução de valores precisa ser realizada mediante a comprovação.
A maioria das empresas mais consolidadas no mercado implementam políticas de reembolso de despesas.
Que são diretrizes que os colaboradores podem se basear para entender quais gastos são de ordem pessoal ou gastos que devem ser compensados financeiramente.
Quais são os tipos de reembolso de despesas?
Existem diversos tipos de despesas em uma empresa elegíveis a reembolso.
Esses gastos abrangem uma grande variedade de motivos, que podem ou não constar em políticas de reembolso.
Aqui listamos os 10 tipos mais comuns de reembolso de despesas:
- Reembolso de despesas de viagem: Gastos com transporte (passagens aéreas, aluguel de carros) e hospedagem relacionados a viagens a trabalho.
- Despesas de alimentação: Refeições durante viagens ou reuniões de negócios, incluindo jantares com clientes ou fornecedores.
- Despesas de transporte local: Custos com táxis, transporte público ou serviços de carona (como Uber) enquanto em deslocamento a trabalho.
- Despesas de materiais de escritório: Compras de suprimentos e equipamentos necessários para o desempenho das atividades profissionais.
- Despesas de treinamentos e cursos: Despesas com capacitação, incluindo taxas de inscrição e materiais didáticos.
- Despesas de eventos e conferências: Gastos com participação em feiras, seminários ou workshops que beneficiam a empresa.
- Despesas de hospedagem em eventos: Custos com estadias durante eventos ou conferências relacionadas ao trabalho.
- Despesas de serviços profissionais: Taxas pagas a consultores ou freelancers que contribuem para projetos da empresa.
- Despesas de comunicação: Despesas com telefonia móvel ou internet quando utilizadas para fins profissionais.
- Despesas de estacionamento: Custos de estacionamento quando necessário para reuniões ou visitas a clientes.
Como classificar internamente os reembolsos de despesas?
Classificar o reembolso de despesas na contabilidade da empresa é essencial para manter a organização financeira e garantir a conformidade fiscal.
Primeiramente, as despesas devem ser categorizadas de acordo com sua natureza, como viagens, alimentação, materiais de escritório ou serviços profissionais.
Cada categoria deve ser registrada em contas específicas no sistema contábil, facilitando a análise de custos e o acompanhamento orçamentário.
Além disso, é importante documentar adequadamente cada reembolso, incluindo recibos e justificativas, para assegurar transparência e facilitar auditorias futuras.
Dessa forma, a empresa não apenas cumpre com obrigações legais, mas também obtém insights valiosos sobre suas despesas operacionais.
As principais políticas de reembolso das empresas
As políticas de reembolso são fundamentais para garantir que as despesas dos funcionários sejam tratadas de forma justa e transparente.
Essas políticas ajudam a equilibrar as necessidades da empresa e dos colaboradores, promovendo um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente.
Aqui estão algumas das opções mais comuns que as empresas adotam:
- Limites de despesas: Estabelecem tetos para diferentes categorias de despesas, como alimentação e hospedagem.
- Autorização prévia: Exigem aprovação antes que o funcionário incorra em despesas significativas.
- Reembolso com comprovantes: Requerem a apresentação de recibos e notas fiscais para validar as despesas.
- Política de viagem: Define diretrizes específicas para viagens a trabalho, incluindo transporte, acomodação e refeições.
- Pagamentos diretos: Permitem que a empresa pague diretamente fornecedores, evitando que o funcionário tenha que arcar com os custos.
Melhores soluções para facilitar a gestão de reembolso de despesas.
Seja para uma pequena, média ou grande empresa, o controle eficaz do reembolso de despesas é fundamental para garantir transparência financeira, a conformidade com políticas internas e legais, e a eficiência operacional.
Adotando um sistema automatizado de gestão de despesas otimiza o processo de reembolso e pode oferecer uma visão completa e em tempo real das despesas. Além de gerar um trabalho mais eficiente e com tempo para se dedicar a outras atividades, melhorando o fluxo do trabalho.
A Hits da Edenred oferece um cartão de despesas que simplifica essa gestão, eliminando processos como solicitações de reembolso e adiantamentos.
Conclusão
Como vimos nesse artigo, com uma política de reembolso de despesas bem estruturada, com regras claras, limites, procedimentos e prazos, é possível ter transparência e eficiência nas relações financeiras entre empresa e funcionário.
Assim como adotar soluções tecnológicas que podem simplificar todo esse processo de solicitação, análise, aprovação e reembolso de despesas. Reduzindo a burocracia e o tempo de espera para o reembolso.
Ferramentas avançadas, como as oferecidas pela Edenred Hits, proporcionam um controle em tempo real, com transparência e insights valiosos que vão otimizar os gastos.
Facilitando o controle dessas despesas, você tem uma gestão financeira mais precisa, com tomadas de decisões estratégicas e eficiência operacional.
Se você tem um comércio ou é atacadista, prestador de serviços, construtora ou pequena indústria, teste a Edenred Hits para manter suas contas em dia, agilizar processos e acelerar o crescimento do negócio. Saiba mais aqui.
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