A prestação de contas envolve a divulgação e apresentação transparente de informações financeiras, operacionais e de desempenho da empresa, com o propósito de informar partes interessadas, como acionistas, doadores, clientes e órgãos reguladores, sobre a utilização dos recursos.
Esse processo promove a transparência, a responsabilidade e a confiança, ajudando a garantir que uma entidade esteja cumprindo seus objetivos e compromissos de maneira ética e eficaz.
Portanto, caso apresente falhas, além de deixar o negócio vulnerável a possíveis fraudes, prejudica o fluxo de atividades do setor financeiro, da contabilidade, de orçamentos de projetos externos e pode implicar em complicações jurídicas.
Para evitar estes e outros impactos em sua empresa, leia este artigo completo e saiba mais sobre:
- O que é prestação de contas
- Qual a importância da prestação de contas
- Benefícios da prestação de contas
- Quem tem o dever de prestar contas
- Melhores práticas na hora de prestar contas
- Comunicação efetiva na prestação de contas
- Quando a prestação de contas pode ser exigida
- Como a tecnologia pode auxiliar no controle de receitas e despesas?
Boa leitura!
O que é prestação de contas?
A prestação de contas é um pilar fundamental que se estende muito além do âmbito financeiro, abrangendo a responsabilidade pela gestão criteriosa de todos os recursos disponíveis, sejam eles financeiros, humanos ou materiais.
Este conceito envolve a prestação transparente de informações minuciosas sobre receitas, despesas, investimentos e resultados, permitindo que todas as partes interessadas avaliem com precisão o desempenho e a conformidade de uma empresa com seus objetivos e obrigações.
Além disso, a prestação de contas também compreende a demonstração das medidas adotadas para mitigar riscos, garantir a conformidade com as regulamentações vigentes e promover práticas éticas em todos os níveis.
Esse compromisso com a transparência e a responsabilidade não apenas facilita a tomada de decisões estratégicas, mas também consolida relacionamentos de confiança e impulsiona a melhoria contínua das operações e governança da empresa.
Qual a importância da prestação de contas?
A prestação de contas permite comprovar de forma jurídica, as despesas e receitas da empresa. É também através dela, que gestores e sócios conseguem enxergar com clareza, a situação financeira do negócio.
Transparência e confiança
Com a prestação de contas é possível obter transparência operacional do negócio, gerando confiabilidade para a sua organização. Por meio dela, acionistas, investidores, clientes e fornecedores, conseguem entender onde os recursos financeiros foram utilizados.
Com uma visão financeira completa das operações, se torna possível enxergar eventuais erros e corrigi-los rapidamente. Também se torna mais fácil se proteger de fraudes e irregularidades.
Tomadas de decisões embasadas em dados
Realizar a prestação de contas permite levantar dados que poderão nortear importantes decisões para o negócio, como a otimização de processos, redução de custos entre outras decisões estratégicas que interfiram no desempenho.
Benefícios da prestação de contas
Prestar contas oferece benefícios para a empresa. Confira a seguir quais são.
Cumprimento de obrigações éticas e legais
Ao prestar contas de suas atividades financeiras e operacionais, as organizações garantem o cumprimento de suas obrigações éticas e legais, protegendo-se de ações judiciais decorrentes da não prestação.
Reforço da imagem e reputação da empresa
Realizar a prestação de contas transmite honestidade, ética e responsabilidade para a imagem da empresa e com uma boa reputação, fica mais fácil atrair clientes, parceiros, investidores e outras oportunidades valiosas para o negócio.
Quem tem o dever de prestar contas?
Prestar contas é um dever obrigatório para:
- instituições públicas e instituições que utilizam de recursos públicos;
- associações sindicais;
- condomínios;
- associações filantrópicas;
- cooperativas;
- empresas com sócios;
- clubes de recreação.
Ficam livres da obrigatoriedade de prestar contas:
- Microempreendedor Individual (MEI);
- Empreendedor Individual (EI);
- Empreendedor Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli).
Melhores práticas na hora de prestar contas
A prestação de contas deve ocorrer no fim de cada exercício social. Os relatórios devem ser feitos antes da assembleia com os sócios, conforme previsto no artigo 1.078 do Código Civil:
“A assembleia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social”.
E para prestar contas, é necessário considerar os seguintes itens:
- Ativos;
- Passivos;
- Patrimônio bruto e líquido;
- Despesas;
- Receitas.
A seguir, abordamos aspectos importantes para o momento da prestação de contas.
Estabelecer indicadores e metas
Métricas e indicadores relacionados aos objetivos estratégicos da empresa, contribuem por apresentar o desempenho do negócio e seus impactos.
Manter registros e documentação adequados
Documentos que comprovem os gastos são uma etapa essencial para a prestação de contas.
Fomentar a cultura da transparência
Para que a cultura de prestação de contas seja absorvida e executada por toda a organização, você pode usar diferentes estratégias: apresentar os benefícios práticos na rotina da equipe e ainda, oferecer recompensas para os colaboradores que seguirem as diretrizes do processo.
Comunicação efetiva na prestação de contas
Para que haja uma comunicação efetiva durante a prestação de contas é importante atentar para os quesitos que apresentamos a seguir.
Utilizar relatórios claros e acessíveis
Os relatórios precisam ser claros, precisos e objetivos. Por isso, evite palavras e expressões que dificultem o entendimento de quem acessa a prestação de contas.
As informações nela contidas, devem ser facilmente compreendidas por outras pessoas.
Transparência na divulgação de dados
É necessário que as informações financeiras, operacionais e de governança sejam divulgadas de forma completa e sem omissões relevantes. Dados sobre receitas, despesas, investimentos, resultados financeiros e riscos também devem constar na prestação de contas.
Uso de canais de comunicação adequados
Definir um canal único de comunicação para prestação de conta, garante que a equipe mantenha um fluxo de trabalho adequado, sem a perda de informações.
Usando a tecnologia a seu favor, a prestação de contas pode ser realizada através de um software de gestão de despesas.
Quando a prestação de contas pode ser exigida?
Em algumas situações a exigência pode acontecer fora do período de assembleias gerais. Confira alguns casos:
- ao pagar um consórcio, o cliente pode exigir a prestação de contas à administração do consórcio;
- havendo separação judicial, o cônjuge pode solicitar prestação de contas à pessoa que ficou com a guarda dos bens enquanto não tiver ocorrido a partilha;
- quando um titular de conta solicita a prestação de contas à administradora do cartão sobre os encargos do mesmo.
Como a tecnologia pode auxiliar no controle de receitas e despesas?
A tecnologia pode auxiliar na prestação de contas de uma empresa oferecendo organização e segurança para esta atividade. Com a utilização de um sistema digital, é possível realizar relatórios de prestação de forma rápida e sem erros.
Assim, a empresa consegue gerar planilhas e demonstrativos da forma correta, além de obter as informações necessárias centralizadas em um único sistema.
No que se refere ao controle de despesas de combustível, com a solução da Edenred Mobilidade você consegue acompanhar todas as movimentações necessárias para a gestão dos seus veículos, incluindo pagamentos com combustível, reembolso de quilometragem, manutenção e muito mais.
Se você não tem veículos para uso profissional, também pode contar com as soluções de gestão de despesas da Edenred. Com o Edenred Empresarial, você centraliza todos os pagamentos em um só sistema, podendo determinar limites de gastos para cada setor da empresa. Alguns exemplos de pagamentos que podem ser realizados são: investimentos em publicidade online (como Google Ads), compra de matéria-prima, pagamento de hospedagem ou despesas com viagem, custos com sistemas de gestão ou outras ferramentas necessárias para o trabalho, e muito mais!
Conclusão
A prestação de contas é um processo obrigatório para algumas empresas e pode trazer benefícios diretos para o negócio. Os dados apurados em uma prestação de contas podem ser úteis para um gestor ou dono de negócio por apresentarem a visão macro das operações e permitir tomadas de decisões estratégicas para diversos fins.
Há diferentes formas de realizar a prestação de contas. Com o uso de softwares, o processo ganha mais organização, eficiência e segurança.
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