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Prestação de contas: pequenas empresas são obrigadas a fazer?

A prestação de contas envolve a divulgação e apresentação transparente de informações financeiras, operacionais e de desempenho da empresa, com o propósito de informar partes interessadas, como acionistas, doadores, clientes e órgãos reguladores, sobre a utilização dos recursos.

Esse processo promove a transparência, a responsabilidade e a confiança, ajudando a garantir que uma entidade esteja cumprindo seus objetivos e compromissos de maneira ética e eficaz.

Portanto, caso apresente falhas, além de deixar o negócio vulnerável a possíveis fraudes, prejudica o fluxo de atividades do setor financeiro, da contabilidade, de orçamentos de projetos externos e pode implicar em complicações jurídicas.

Para evitar estes e outros impactos em sua empresa, leia este artigo completo e saiba mais sobre:

  • O que é prestação de contas
  • Qual a importância da prestação de contas
  • Benefícios da prestação de contas
  • Quem tem o dever de prestar contas
  • Melhores práticas na hora de prestar contas
  • Comunicação efetiva na prestação de contas
  • Quando a prestação de contas pode ser exigida
  • Como a tecnologia pode auxiliar no controle de receitas e despesas?

Boa leitura!

O que é prestação de contas?

A prestação de contas é um pilar fundamental que se estende muito além do âmbito financeiro, abrangendo a responsabilidade pela gestão criteriosa de todos os recursos disponíveis, sejam eles financeiros, humanos ou materiais.

Este conceito envolve a prestação transparente de informações minuciosas sobre receitas, despesas, investimentos e resultados, permitindo que todas as partes interessadas avaliem com precisão o desempenho e a conformidade de uma empresa com seus objetivos e obrigações.

Além disso, a prestação de contas também compreende a demonstração das medidas adotadas para mitigar riscos, garantir a conformidade com as regulamentações vigentes e promover práticas éticas em todos os níveis.

Esse compromisso com a transparência e a responsabilidade não apenas facilita a tomada de decisões estratégicas, mas também consolida relacionamentos de confiança e impulsiona a melhoria contínua das operações e governança da empresa.

Qual a importância da prestação de contas?

A prestação de contas permite comprovar de forma jurídica, as despesas e receitas da empresa. É também através dela, que gestores e sócios conseguem enxergar com clareza, a situação financeira do negócio.

Transparência e confiança

Com a prestação de contas é possível obter transparência operacional do negócio, gerando confiabilidade para a sua organização. Por meio dela, acionistas, investidores, clientes e fornecedores, conseguem entender onde os recursos financeiros foram utilizados.

Com uma visão financeira completa das operações, se torna possível enxergar eventuais erros e corrigi-los rapidamente. Também se torna mais fácil se proteger de fraudes e irregularidades.

Tomadas de decisões embasadas em dados

Realizar a prestação de contas permite levantar dados que poderão nortear importantes decisões para o negócio, como a otimização de processos, redução de custos entre outras decisões estratégicas que interfiram no desempenho.

Benefícios da prestação de contas

Prestar contas oferece benefícios para a empresa. Confira a seguir quais são.

Cumprimento de obrigações éticas e legais

Ao prestar contas de suas atividades financeiras e operacionais, as organizações garantem o cumprimento de suas obrigações éticas e legais, protegendo-se de ações judiciais decorrentes da não prestação.

Reforço da imagem e reputação da empresa

Realizar a prestação de contas transmite honestidade, ética e responsabilidade para a imagem da empresa e com uma boa reputação, fica mais fácil atrair clientes, parceiros, investidores e outras oportunidades valiosas para o negócio.

Quem tem o dever de prestar contas?

Prestar contas é um dever obrigatório para:

  • instituições públicas e instituições que utilizam de recursos públicos;
  • associações sindicais;
  • condomínios;
  • associações filantrópicas;
  • cooperativas;
  • empresas com sócios;
  • clubes de recreação.

Ficam livres da obrigatoriedade de prestar contas:

  • Microempreendedor Individual (MEI);
  • Empreendedor Individual (EI);
  • Empreendedor Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli).

Melhores práticas na hora de prestar contas

A prestação de contas deve ocorrer no fim de cada exercício social. Os relatórios devem ser feitos antes da assembleia com os sócios, conforme previsto no artigo 1.078 do Código Civil:

“A assembleia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social”.

E para prestar contas, é necessário considerar os seguintes itens:

  • Ativos;
  • Passivos;
  • Patrimônio bruto e líquido;
  • Despesas;
  • Receitas.

A seguir, abordamos aspectos importantes para o momento da prestação de contas.

Estabelecer indicadores e metas

Métricas e indicadores relacionados aos objetivos estratégicos da empresa, contribuem por apresentar o desempenho do negócio e seus impactos.

Manter registros e documentação adequados

Documentos que comprovem os gastos são uma etapa essencial para a prestação de contas.

Fomentar a cultura da transparência

Para que a cultura de prestação de contas seja absorvida e executada por toda a organização, você pode usar diferentes estratégias: apresentar os benefícios práticos na rotina da equipe e ainda, oferecer recompensas para os colaboradores que seguirem as diretrizes do processo.

Comunicação efetiva na prestação de contas

Para que haja uma comunicação efetiva durante a prestação de contas é importante atentar para os quesitos que apresentamos a seguir.

Utilizar relatórios claros e acessíveis

Os relatórios precisam ser claros, precisos e objetivos. Por isso, evite palavras e expressões que dificultem o entendimento de quem acessa a prestação de contas. 

As informações nela contidas, devem ser facilmente compreendidas por outras pessoas.

Transparência na divulgação de dados

É necessário que as informações financeiras, operacionais e de governança sejam divulgadas de forma completa e sem omissões relevantes. Dados sobre receitas, despesas, investimentos, resultados financeiros e riscos também devem constar na prestação de contas.

Uso de canais de comunicação adequados

Definir um canal único de comunicação para prestação de conta, garante que a equipe mantenha um fluxo de trabalho adequado, sem a perda de informações.

Usando a tecnologia a seu favor, a prestação de contas pode ser realizada através de um software de gestão de despesas.

Quando a prestação de contas pode ser exigida?

Em algumas situações a exigência pode acontecer fora do período de assembleias gerais. Confira alguns casos:

  • ao pagar um consórcio, o cliente pode exigir a prestação de contas à administração do consórcio;
  • havendo separação judicial, o cônjuge pode solicitar prestação de contas à pessoa que ficou com a guarda dos bens enquanto não tiver ocorrido a partilha;
  • quando um titular de conta solicita a prestação de contas à administradora do cartão sobre os encargos do mesmo. 

Como a tecnologia pode auxiliar no controle de receitas e despesas?

A tecnologia pode auxiliar na prestação de contas de uma empresa oferecendo organização e segurança para esta atividade. Com a utilização de um sistema digital, é possível realizar relatórios de prestação de forma rápida e sem erros.

Assim, a empresa consegue gerar planilhas e demonstrativos da forma correta, além de obter as informações necessárias centralizadas em um único sistema.

No que se refere ao controle de despesas de combustível, com a solução da Edenred Mobilidade você consegue acompanhar todas as movimentações necessárias para a gestão dos seus veículos, incluindo pagamentos com combustível, reembolso de quilometragem, manutenção e muito mais.

Se você não tem veículos para uso profissional, também pode contar com as soluções de gestão de despesas da Edenred. Com o Edenred Empresarial, você centraliza todos os pagamentos em um só sistema, podendo determinar limites de gastos para cada setor da empresa. Alguns exemplos de pagamentos que podem ser realizados são: investimentos em publicidade online (como Google Ads), compra de matéria-prima, pagamento de hospedagem ou despesas com viagem, custos com sistemas de gestão ou outras ferramentas necessárias para o trabalho, e muito mais!

Conclusão

A prestação de contas é um processo obrigatório para algumas empresas e pode trazer benefícios diretos para o negócio. Os dados apurados em uma prestação de contas podem ser úteis para um gestor ou dono de negócio por apresentarem a visão macro das operações e permitir tomadas de decisões estratégicas para diversos fins.

Há diferentes formas de realizar a prestação de contas. Com o uso de softwares, o processo ganha mais organização, eficiência e segurança.

Para uma solução avançada e eficiente, conte com a Edenred! Oferecemos uma ampla variedade de recursos e ferramentas para ajudar empresas de diferentes portes, de maneira inteligente, otimizando processos e economizando recursos. Fale agora com a nossa equipe!

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