Saber tudo o que acontece com os veículos de uma empresa é uma das maiores obrigações de gestores e líderes. Mas, para além disso, é importante também atentar aos valores relativos a custos e despesas que uma frota geralmente tem. E para que o seu trabalho fique mais completo, é ideal entender a diferença entre custo e despesa para aplicar isso na administração da frota.
Por isso, venha aprender mais sobre esses termos neste conteúdo exclusivo e descubra qual a melhor maneira de ter um controle financeiro efetivo. Boa leitura!
O que são custos e despesas?
Por mais que possam ser parecidos, existe diferença entre custo e despesa. O custo se trata dos gastos que a empresa tem com um determinado produto ou serviço de sua atividade principal, ou seja, tudo aquilo que é gasto para produzir ou executar uma atividade pode ser definido como custo.
Como exemplos, podemos citar:
- mão de obra;
- matéria-prima;
- pagamento de salários.
Já a despesa engloba o conjunto de gastos para manter a operação, ou seja, tem relação com tudo aquilo que mantém a estrutura da empresa, no caso, em funcionamento. Esses gastos não estão diretamente ligados à produção do produto ou serviço principal da organização.
São exemplos de despesas:
- contas de luz, internet e telefone;
- materiais de consumo;
- aluguel;
- gastos com manutenção.
Portanto, é fundamental entender o conceito de despesa e de custo, bem como sua importância na gestão de negócios.
Qual a diferença entre custos e despesas?
A diferença básica entre custos e despesas é que o primeiro está diretamente ligado à produção de bens ou serviços, já o segundo tem mais relação com a manutenção do negócio, sem impacto direto no produto final.
Os custos são gastos necessários, pois resultam na atividade principal do negócio. Já as despesas podem ser administradas, a fim de serem reduzidas ou eliminadas.
Como analisar os custos e despesas de uma empresa?
Um jeito bem simples e eficaz de analisar custos e despesas cotidianos de uma empresa é analisar se determinado gasto afetará a produção ou o estoque do produto ou serviço. Caso a resposta seja positiva, o gasto é considerado um custo.
Nas situações em que um gasto não afete diretamente no resultado final do produto ou serviço, pode ser considerado despesa.
Uma forma simples e prática de manter o controle sobre custos e despesas é através de sistemas de gestão. A centralização dos pagamentos, através de um cartão corporativo, por exemplo, traz visibilidade para o gestor ou empresário sobre o seu fluxo de gastos.
Qual a importância de classificar os custos e despesas?
É fundamental ter em mente a diferença entre custo e despesa, para que se possa conduzir a gestão financeira da empresa, de maneira eficaz. Saber onde é possível administrar os gastos ajuda a manter o fluxo de caixa equilibrado e as contas em dia.
Outra vantagem de ter conhecimento da diferença é para que se possa tomar decisões assertivas em relação à operação da empresa.
Despesa ou investimento?
Dentro da gestão da empresa, para que se possa definir alguns rumos, é primordial ter ciência da diferença entre aquilo que é despesa e investimento. As despesas não trazem retornos financeiros, ao contrário do investimento, que tem o objetivo de aumentar a receita ou trazer alguma melhoria para a organização em curto, médio ou longo prazo.
Confira três dicas que podem ajudar a reduzir algumas despesas da sua empresa!
1. Descubra quais são suas despesas
O primeiro passo é reunir todas as informações possíveis das despesas da sua empresa. Feito isso, analise quais podem ser reduzidas, sem afetar de maneira abrupta a operação. Buscar fornecedores mais baratos ou até tentar desconto com alguns deles pode ajudar a fechar as contas.
Com o Edenred Empresarial, o cartão corporativo do grupo Edenred, você simplifica o controle dos custos e despesas, elimina o uso do dinheiro, a necessidade de reembolso e as idas ao banco, centralizando os pagamentos em um único lugar.
2. Revise alguns investimentos
Adiar alguns planos pode ser uma boa ideia. Os investimentos podem, sim, trazer retorno, mas deixá-los para um momento mais favorável pode salvar sua empresa do sufoco. Sendo assim, os recursos que seriam investidos podem ajudar a estancar alguns problemas maiores.
3. Reduza os gastos com abastecimento
É possível reduzir o valor gasto com combustíveis sem afetar a qualidade do serviço. Alguns serviços de controle de abastecimento e gestão de combustível permitem estipular regras de abastecimento, o que garante que os recursos financeiros sejam bem aplicados.
Com o cartão de abastecimento em mãos, seu colaborador pode abastecer em toda rede credenciada ou somente nos postos autorizados por você, via plataforma de gestão. Vale conhecer as soluções e aplicá-las para ajudar no fechamento das contas.
Agora que você já sabe a diferença entre custo, despesa e investimento, saiba mais sobre como classificar os gastos com os veículos e obter sucesso na sua gestão. Confira nos próximos tópicos.
Como classificar os gastos dos veículos?
Tudo que envolve dinheiro precisa ser feito com muita atenção. Nesse aspecto, a saúde financeira da empresa precisa sempre estar positiva, para que o seu negócio prospere e renda bons frutos.
Então, para entender a diferença entre custo e despesa, vamos explicar cada um desses gastos e mostrar as suas categorizações. Confira!
Custo
O custo são todos os gastos envolvidos na execução da atividade final da empresa. Ou seja, sem esse custo, não será possível oferecer ou entregar o serviço específico. Por exemplo, um custo de veículos poderia ser relacionado ao abastecimento, pois, sem esse elemento, é impossível que os seus carros saiam da garagem.
Os custos são divididos em:
- Custo direto: gasto envolvido diretamente com os processos e serviços realizados pelos carros.
- Custo indireto: custos que não estão relacionados à atividade final dos veículos. Eles podem afetar o dia a dia, mas não têm uma ligação direta com a eficiência e entrega.
- Custo fixo: custos que são mais fáceis de prever, pois permanecem sendo os mesmos valores, independentemente da receita ou do mês em específico.
- Custo variável: menos previsíveis, eles dependerão de outros fatores para serem aplicados e contabilizados.
Despesa
Já as despesas são todos os gastos necessários para manter os veículos. A despesa também é importante para a realização dos processos diários, mas está ligada a outras finalidades.
São consideradas despesas os gastos com os veículos relacionados a manutenção, materiais utilizados pelos colaboradores, entre outros. Confira os principais tipos de despesas!
- Regulares: despesas previsíveis, aquelas que já são esperadas antecipadamente, como a troca de pneus.
- Extraordinárias: gastos que não eram previstos, possíveis emergências, como o reparo de algum sinistro de veículo.
- Fixas: despesas que aparecerão todos os meses, um valor fixo.
- Variáveis: aquelas que se alteram dependendo do consumo ou utilização.
Sendo assim, a distinção entre custo e despesa pode parecer mínima, mas faz uma grande diferença no final do mês.
Qual a melhor maneira de ter o controle financeiro de veículos?
Para que a gestão de custo com os carros possa ser de máxima excelência, é ideal contar com uma solução que otimize processos e facilite a vida do gestor, para automatizar ações operacionais e ainda agregar indicadores chave de gestão.
Com isso, você pode:
- centralizar pagamentos e recolher todas as notas;
- ter controle com mais de 30 regras de utilização, controlando todas as despesas, de forma segura;
- contar com uma interface simples;
- reduzir a carga operacional;
- ter acesso a um painel de frota com dados 360° sobre os veículos, entre outros;
- ter na palma da mão os indicadores de gestão de frotas mais importantes.
