O controle financeiro de frotas envolve o acompanhamento minucioso de todas as despesas associadas à operação de veículos, como combustível, manutenção, pneus, peças de reposição, entre outros.

Trata-se de uma necessidade fundamental para garantir que as operações logísticas sejam eficientes e rentáveis.

Neste artigo, vamos explorar:

• Introdução ao controle financeiro de frotas
• A importância de monitorar os custos operacionais
• Principais indicadores financeiros em frotas
• Três estratégias para reduzir custos com combustíveis
• Ferramentas de software para controle financeiro de frotas
• Métodos de otimização de despesas de manutenção
• Impacto de uma gestão financeira eficiente na frota
• Controle de despesas com pneus e peças de reposição
• Análise de custos diretos e indiretos na operação de frotas

A importância de monitorar os custos operacionais

Monitorar os custos operacionais de uma frota é uma prática indispensável para garantir que a operação permaneça sustentável.

Sem um acompanhamento adequado, é fácil perder o controle financeiro e enfrentar prejuízos.Os principais benefícios de monitorar os custos operacionais incluem:

• Identificação de desperdícios: Permite detectar áreas em que os gastos estão além do previsto.
• Previsibilidade de gastos: Facilita a projeção de despesas futuras e o planejamento orçamentário.
• Melhoria na eficiência: Ao monitorar custos, os gestores podem ajustar processos para tornar a operação mais eficiente e econômica.

Principais indicadores financeiros em frotas

Estes indicadores fornecem uma visão clara do estado financeiro da frota e permitem ajustar as operações de maneira mais precisa. Entre os principais indicadores para controle financeiro de frotas estão:

• Custo por quilômetro rodado: Esse indicador revela quanto a operação da frota está custando por cada quilômetro percorrido.
• Consumo de combustível por quilômetro: Monitora o desempenho de cada veículo, indicando se há excessos no consumo.
• Custo de manutenção por veículo: Mostra o quanto cada veículo demanda em manutenção e reparos ao longo do tempo.

Três estratégias para reduzir custos com combustíveis

O combustível é, geralmente, o maior custo operacional de uma frota. Para reduzir esse gasto, várias estratégias podem ser aplicadas:

1. Treinamento de motoristas: Ensinar técnicas de condução econômica pode gerar economia significativa.
2. Roteirização otimizada: Utilizar softwares que otimizam as rotas, reduzindo o consumo de combustível ao evitar congestionamentos e rotas longas.
3. Monitoramento de consumo em tempo real: Softwares de telemetria que detectam consumo anômalo e ajudam a corrigir problemas rapidamente.

Ferramentas de software para controle financeiro de frotas

Com o avanço da tecnologia, os gestores de frotas têm à disposição uma ampla gama de ferramentas que facilitam o controle financeiro, permitindo maior precisão e eficiência no acompanhamento de custos. Os softwares de gestão de frotas desempenham um papel essencial ao consolidar dados e fornecer insights detalhados para a tomada de decisão.

Algumas das principais soluções incluem:

• Sistemas de ERP para frotas: Ferramentas que integram as finanças e a operação, possibilitando um monitoramento detalhado de custos, desde despesas com combustíveis até manutenção e substituição de peças.
• Telemetria em tempo real: Sensores nos veículos permitem o acompanhamento de indicadores como consumo de combustível, desgaste de pneus e falhas mecânicas, oferecendo alertas que ajudam a evitar despesas imprevistas.

GoHub Edenred

 Um destaque entre as soluções disponíveis, o Edenred GoHub oferece uma plataforma robusta e centralizada, reunindo todos os indicadores de gestão em um único lugar.

Com ele, é possível calcular o Total Cost of Ownership (TCO) da frota, consolidando dados sobre consumo de combustível, manutenção, rotas, entre outros fatores cruciais para o controle financeiro eficiente.

Essas ferramentas permitem automatizar processos, reduzir erros manuais e oferecer uma visão mais ampla e precisa dos custos da frota.

O uso de softwares como o GoHub facilita a análise e correção de desvios, ajudando as empresas a reduzir gastos e otimizar o desempenho operacional de maneira integrada.

Métodos de otimização de despesas de manutenção

A otimização das despesas de manutenção é crucial para manter a eficiência operacional de uma frota. Práticas de manutenção preventiva e preditiva são fundamentais, mas a implementação de soluções tecnológicas pode levar essa eficiência a um novo patamar.

• Manutenção Preventiva e Preditiva: A realização regular de manutenções preventivas e a aplicação de técnicas preditivas, que utilizam dados de sensores para prever falhas antes que elas ocorram, são essenciais para reduzir paradas não planejadas e custos inesperados.
• Uso de Peças de Alta Qualidade: Investir em peças de qualidade pode parecer caro a curto prazo, mas reduz a frequência de substituições e falhas, diminuindo os custos gerais de manutenção.
• Treinamento de Motoristas: Ensinar técnicas de condução econômica e cuidadosa pode diminuir significativamente o desgaste dos veículos, reduzindo a frequência das manutenções necessárias.

Gestão de Manutenção da Edenred

Além dessas práticas, a utilização da solução de gestão de manutenção da Edenred adiciona uma camada extra de eficácia, com recursos que incluem:

• Redução de custos: Através de uma plataforma integrada, a Edenred oferece referencial de preço e automação nas negociações, garantindo um melhor custo-benefício em manutenções.
• Disponibilidade otimizada: Com dashboards e alertas, a solução proporciona informações vitais para o planejamento antecipado das manutenções, ajudando a prevenir e otimizar paradas da frota.
• Rede Extensa de oficinas: Com mais de 27 mil parceiros credenciados e mais de 2.6 milhões de manutenções realizadas em 2022, a Edenred assegura um serviço de manutenção abrangente e de qualidade em todo o território.

Incorporar a gestão de manutenção da Edenred em sua estratégia de otimização de despesas não só ajuda a reduzir os custos, mas também melhora a disponibilidade dos veículos, assegurando uma operação mais eficiente e previsível.

Impacto de uma gestão financeira eficiente na frota

Uma gestão financeira eficiente tem impacto direto na operação da frota. Quando os custos são monitorados de forma precisa, os gestores podem ajustar processos para maximizar a eficiência e reduzir desperdícios.

Além disso, uma gestão financeira robusta ajuda a empresa a se preparar melhor para variações de mercado, como flutuações no preço dos combustíveis ou aumento nos custos de manutenção.

Controle de despesas com pneus e peças de reposição

Aqui estão algumas estratégias e práticas recomendadas para gerenciar essas despesas de forma eficiente:

Compra estratégica

 Adquirir pneus e peças em maior quantidade pode proporcionar economias significativas através de descontos por volume.

Além disso, escolher fornecedores confiáveis que ofereçam produtos de alta qualidade é essencial para evitar substituições frequentes.

Monitoramento regular

 Implementar uma rotina de inspeção regular para pneus e peças essenciais pode ajudar a identificar desgastes prematuros e substituir componentes antes que falhem.

Isso não apenas previne avarias que podem levar a custos mais altos, mas também mantém a segurança dos veículos.

Padronização das Peças

Utilizar peças padronizadas, quando possível, pode reduzir os custos de estoque e facilitar o processo de manutenção.

A padronização ajuda a minimizar a variedade de peças que precisam ser mantidas em estoque, simplificando a logística e potencialmente reduzindo os custos.

Tecnologia de monitoramento de pneus

 Investir em sistemas de monitoramento de pneus que fornecem dados em tempo real sobre pressão e temperatura pode prolongar a vida útil dos pneus e reduzir a frequência de substituições.

Esses sistemas alertam para condições inadequadas que podem acelerar o desgaste dos pneus.

Política de manutenção proativa

 Estabelecer uma política de manutenção que priorize a proatividade ao invés de reações a falhas ajuda a planejar melhor as substituições e a manter um controle mais rigoroso dos custos. Isso inclui uma programação detalhada das manutenções e a análise regular do desempenho das peças e pneus.

Análise de custos diretos e indiretos na operação de frotas

Uma compreensão clara dos custos diretos e indiretos é fundamental para o gerenciamento financeiro eficiente de qualquer frota.

Essa análise permite que os gestores não apenas controlem os gastos, mas também identifiquem oportunidades de otimização e eficiência.

Custos diretos

Os custos diretos são aqueles que estão diretamente associados à operação dos veículos da frota e incluem:

• Combustível: Um dos maiores gastos diretos, que pode variar significativamente com as flutuações de preço e eficiência dos veículos.
• Manutenção e reparos: Custos com serviços regulares e corretivos necessários para manter os veículos operacionais.
• Peças de reposição e pneus: Despesas com a substituição de peças desgastadas ou danificadas.
• Esses custos são geralmente variáveis e podem ser reduzidos com a implementação de estratégias de eficiência, como melhor treinamento de motoristas, roteirização otimizada e manutenção preventiva.

Custos Indiretos

Os custos indiretos são menos óbvios, mas igualmente impactantes, e incluem:

• Depreciação: A perda de valor dos veículos ao longo do tempo, influenciada pelo uso e pelo mercado.
• Seguros: Custos associados à proteção da frota contra acidentes, roubo e outros riscos.
• Despesas administrativas: Salários de equipe de gestão, custos de escritório e sistemas de gestão de frotas.

Estes custos são frequentemente fixos e podem ser mais difíceis de reduzir a curto prazo. No entanto, uma análise cuidadosa pode revelar maneiras de otimizá-los, como renegociar contratos de seguros ou adotar soluções tecnológicas que melhorem a eficiência administrativa.

Estratégias para análise e gestão

Para gerenciar eficazmente ambos os tipos de custos, os gestores de frotas podem adotar as seguintes estratégias:

1. Uso de Software de Gestão de Frotas: Ferramentas modernas oferecem análises detalhadas de custos diretos e indiretos, permitindo uma visão abrangente e integrada da operação da frota.
2. Monitoramento Contínuo: Acompanhar de perto os custos em tempo real ajuda a identificar rapidamente as áreas onde os gastos estão excedendo o orçamento, permitindo intervenções imediatas.
3. Otimização Baseada em Dados: Utilizar dados coletados para identificar padrões e implementar práticas que reduzam os custos operacionais e administrativos.

Conclusão

O controle financeiro de frotas é essencial para garantir a eficiência e a sustentabilidade financeira das operações de transporte.

 Através de uma análise detalhada e contínua dos custos diretos e indiretos, juntamente com a implementação de estratégias eficazes de redução de custos e otimização de processos, é possível não apenas economizar, mas também melhorar o serviço oferecido.

Implementar tecnologias avançadas e seguir as melhores práticas do setor são passos fundamentais para qualquer empresa que busca excelência em gestão de frotas.

A Edenred oferece uma variedade de soluções que podem ajudar sua empresa a alcançar esses objetivos, desde softwares de gestão de frotas que proporcionam uma visão detalhada dos custos até programas de manutenção que ajudam a reduzir despesas operacionais.

Com as ferramentas certas, sua empresa pode melhorar significativamente a eficiência e a eficácia da gestão de frotas.

Descubra como as soluções da Edenred podem transformar a gestão financeira da sua frota.