Hospedagem corporativa é a escolha estratégica de acomodações para viagens de trabalho, visando atender às demandas empresariais com critérios específicos, como localização privilegiada e facilidades para negócios.
As viagens corporativas têm desempenhado um papel cada vez mais importante para empresas que focam em expandir suas operações comerciais. Nesse cenário, surge a necessidade de gerenciar as despesas de hospedagem corporativa.
Escolher a acomodação ideal passa por uma série de medidas que impactam diretamente na gestão de viagens. Veja a seguir que medidas são essas e como colocá-las em prática.
O que é hospedagem corporativa?
Hospedagem corporativa nada mais é do que soluções de acomodação reservadas para funcionários que viajam por motivos de trabalho. Diferente da hospedagem padrão, ela é escolhida com base em critérios específicos.
Esses critérios visam atender às necessidades das empresas, como localização estratégica, facilidades para negócios, flexibilidade de reservas e tarifas preferenciais.
Vale dizer que as acomodações podem variar desde hotéis tradicionais até apartamentos mobiliados e residências temporárias, oferecendo aos viajantes de negócios um ambiente que combina conforto e funcionalidade.
Vantagens da hospedagem corporativa
Uma boa gestão de hospedagem corporativa pode trazer uma série de vantagens impactam diretamente a eficiência operacional e a economia de recursos:
- Geralmente, as tarifas são negociadas entre hotéis e empresas, resultando em preços mais baixos, e descontos para estadias prolongadas, o que é ideal para projetos de viagens recorrentes.
- Esse modelo oferece maior flexibilidade em termos de políticas de cancelamento e alteração de reservas, o que é essencial para lidar com imprevistos.
- Dependendo do hotel, quartos e instalações são projetados com espaços de trabalho adequados, internet de alta velocidade e outros serviços necessários para trabalho e descanso.
- Hospedagens corporativas frequentemente estão localizadas perto de centros empresariais ou industriais, facilitando o deslocamento para reuniões, conferências e outros compromissos profissionais.
- Alguns lugares oferecem salas de conferência e reunião no local, equipadas com tecnologia moderna para apresentações e videoconferências, permitindo que os hóspedes realizem negócios sem sair do hotel.
07 dicas para gerenciar hospedagem corporativa
Além dos benefícios financeiros, é importante considerar outros aspectos para garantir o sucesso das viagens corporativas:
1. Estabeleça parcerias estratégicas
Negociar tarifas corporativas com hotéis proporciona redução de custos e oferece condições de reserva mais favoráveis. Faça parcerias que promovem benefícios adicionais como upgrades de quarto, serviços exclusivos e flexibilidade nas políticas de cancelamento.
2. Defina uma política de hospedagem clara
Uma política de hospedagem bem definida é essencial para assegurar que os colaboradores compreendam as expectativas das viagens. Ela deve detalhar os critérios para escolha de acomodações, limites de gastos por dia, e procedimentos para a aprovação de despesas extraordinárias.
3. Adote ferramentas de gestão de despesas
O uso de plataformas de gestão, como a Edenred Controle de Despesas permite o monitoramento de gastos em tempo real. Esse tipo de solução também facilita a geração de relatórios para a tomada de decisões e a análise de dados financeiros.
4. Considere a localização
Selecionar acomodações próximas a empresas ou centros de convenções reduz o tempo de deslocamento e diminui custos com transportes. Escolha locais com fácil acesso a restaurantes e serviços para melhorar a experiência de viagem dos funcionários.
5. Priorize a segurança
A segurança é primordial na escolha de hospedagens corporativas. Opte por estabelecimentos que ofereçam câmeras de vigilância, acesso controlado e atendimento 24 horas.
6. Implemente o uso de cartões corporativos
Os cartões corporativos para a gestão de despesas de hospedagem simplificam o processo de pagamento e controle financeiro. Eles facilitam a distribuição de verbas e aumentam a conformidade com as políticas corporativas.
7. Obtenha o feedback dos colaboradores
Ouça o que sua equipe tem a dizer sobre suas experiências de hospedagem. Avalie suas sugestões e críticas para fazer ajustes significativos que melhoram a satisfação e a eficiência das viagens futuras.
Coloque as dicas em prática e tenha maior controle de gastos da sua empresa
Ao unificar as dicas compartilhadas neste artigo, você obtém uma visão completa dos custos envolvidos em cada deslocamento. Isso simplifica o acompanhamento e facilita a detecção de padrões de gastos e oportunidades de aprimoramento de hospedagem corporativa.
Conte com a Edenred Controle de Despesas para oferecer aos colaboradores uma experiência positiva em suas viagens a trabalho, sem sobrecarregar os recursos da empresa.
Conteúdos que vão ajudar você a otimizar a gestão do seu negócio:
