O controle de despesas de uma organização é um processo que visa levantar os gastos corporativos: com o que é gasto, quanto é gasto, além de considerar previsões de gastos futuros e permitir o controle de despesas versus receitas.
Controlar as despesas de uma organização é necessário não somente por viabilizar sua permanência no mercado como também como um recurso estratégico que lhe permite observar e abraçar oportunidades de crescimento e transformação para o seu negócio.
Quer saber como? Neste artigo, explicamos. Iremos abordar:
- A importância do controle de despesas
- Vantagens de realizar o controle de despesas
- Como fazer um controle de despesas eficiente para a minha empresa
- Situações que um bom controle de gastos pode evitar
- Como a tecnologia pode te ajudar a controlar as despesas
Boa leitura!
A importância do controle de despesas
O controle de despesas é um recurso que possibilita que uma empresa cresça de forma sustentável no mercado em que atua. Através dele, é possível planejar o controle de gastos e garantir que as finanças corporativas sejam bem administradas, aproveitando oportunidades e evitando gastos dispensáveis para o negócio.
Com um controle de despesas é possível visualizar com clareza o caminho para alcançar objetivos concretos de forma ágil.
O que é e quem são os responsáveis pelo controle de despesas?
O controle de despesas nada mais é que o gerenciamento, acompanhamento e regulamentação dos custos de uma pessoa física ou jurídica, realizado com o objetivo de aumentar a eficiência e diminuir o desperdício de recursos.
Geralmente realizado pelo departamento financeiro ou de contabilidade, esses profissionais têm a responsabilidade de acompanhar e relatar as despesas ocorridas em relação ao seu orçamento, além de analisar e rever os padrões de despesa para identificar possibilidades de redução de custos.
Também podem ser responsáveis por definir e aplicar políticas e processos de gestão de despesas e implementar sistemas e ferramentas que ajudem a controlar melhor as saídas de dinheiro.
Quais são as despesas de uma empresa?
Uma empresa pode ter diferentes despesas, sendo as mais comuns:
- Custo dos bens vendidos (COGS): são os custos de produção e venda de um produto, como matérias-primas, mão-de-obra e outras despesas de fabricação;
- Despesas de operação: custos indiretos de gestão do negócio, como aluguel, serviços públicos, marketing e publicidade e salários administrativos;
- Depreciação e amortização: diz respeito à diminuição do valor dos bens ao longo do tempo e conforme o seu uso, como equipamentos e outros;
- Despesas com juros: inclui o custo do crédito (juros de empréstimo e juros de cartão de crédito);
- Taxas: compreende impostos como um todo, incluindo os federais, estaduais, locais e sobre a folha de pagamento;
- Despesas com viagens: sejam elas passagens aéreas, hospedagem em hotéis ou refeições;
- Despesas de patrimônio: efetuadas para adquirir bens duráveis como imóveis, maquinário e equipamento;
- Despesas de pesquisa e desenvolvimento: relacionadas aos custos para desenvolvimento de novos produtos ou serviços.
Vantagens de realizar o controle de despesas
Realizar o controle de despesas pode ser vantajoso de diversas formas à organização. A seguir apresentamos algumas dessas vantagens.
Acompanhamento em tempo real
Ao centralizar todas as despesas em uma plataforma segura na nuvem, não é necessário aguardar o fechamento do mês para identificar custos: o acompanhamento pode ser feito em tempo real.
Inclusive, é possível conceder ou limitar o acesso de colaboradores conforme o seu departamento e grau hierárquico.
Reconhecimento de todos os gastos
Com a visão total dos gastos, é possível definir prioridades e identificar riscos de forma mais fácil e segura.
Através de determinadas plataformas de gestão é possível identificar gastos duplicados ou invisíveis, além de perceber oportunidades de economias, impactando diretamente da redução das suas despesas.
Fim dos reembolsos
Graças aos cartões corporativos vinculados a plataformas digitais, é possível eliminar o processo de reembolso, evitando que os colaboradores usem dos seus recursos próprios para exercer suas atividades profissionais. Ou, ainda, que o dono da empresa precise utilizar cartões de crédito pessoais para pagamentos de despesas, como anúncios de Google Ads, por exemplo.
Controle do orçamento
Comparar as despesas efetivamente realizadas em relação ao orçamento estimado, permite melhorar o planejamento financeiro, garantindo que os recursos sejam usados com mais assertividade. Também facilita a tomada de decisões ao identificar oportunidades de economia e melhorias na eficiência financeira.
Menos erros com o financeiro
Utilizar uma plataforma de gestão de despesas integrada com cartões corporativos resulta na melhor administração de custos, proporcionando mais agilidade e autonomia ao departamento financeiro.
Através dela, é possível conferir gastos de forma detalhada, reduzir erros e aumentar a segurança nos detalhes das operações.
Fim dos processos manuais
Processos manuais demandam mais esforços que os automatizados, também ficam mais sujeitos a falhas.
Com um sistema automatizado e integrado, o processo se torna mais assertivo e o monitoramento das despesas mais simples.
Assertividade nas ações
Por ser um sistema automatizado, dispensa o tempo destinado a lançamentos manuais e conferência de notas fiscais, além de evitar os riscos de perda de informações devido a registros em planilhas diferentes sem conexão entre si.
A automação permite ganhos de agilidade na gestão financeira e na praticidade da rotina entre as equipes.
Como fazer um controle de despesas eficiente para a minha empresa
Ter um controle de despesas na organização não basta: é necessário que seja eficiente. Para isso, separamos algumas ações que irão ajudá-lo. Confira a seguir.
Utilizar ferramentas eficientes que auxiliem o seu controle de gastos
O primeiro passo para conseguir eficiência no controle de despesas é ter tecnologia à sua disposição. Afinal, a transformação digital no setor financeiro já é uma realidade, e para ser competitivo é necessário fazer parte deste movimento.
Além de mais trabalhosos, os processos manuais são mais lentos, afetando a produtividade e rendimento do seu negócio. Por outro lado, com cartões corporativos e softwares de gestão, você pode automatizar todos os procedimentos obtendo controle preciso das despesas da empresa com mais facilidade e inibindo gastos excessivos.
Com eles você pode visualizar, em tempo real, todos os gastos do seu negócio, além de poder ajustar o limite do cartão de cada colaborador ou setor no momento em que desejar, e do local em que estiver, através de um computador, tablet ou smartphone.
Faça inspeção recorrente de despesas e custos de seu negócio
Monitorar os ativos do seu negócio, separando os custos fixos e variáveis é uma forma de facilitar a organização das despesas. Dessa forma, você consegue identificar gastos desnecessários ou reduzir gastos excessivos, caso seja necessário.
Tenha um planejamento financeiro bem definido
Com a inspeção periódica de despesas e custos do negócio é possível projetar um planejamento financeiro, com previsões de gastos. Essa projeção precisa ser realista e abranger os meses seguintes de trabalho.
Separe gastos pessoais dos gastos corporativos
Com a separação dos gastos pessoais dos corporativos, as chances de haver erros por parte do setor financeiro, diminuem. Além disso, é uma boa prática para que você tenha visibilidade correta da saúde financeira da empresa – e não precise se preocupar com sua reserva financeira pessoal.
Situações que um bom controle de gastos pode evitar
Um bom controle de gastos permite que você evite diversas situações para a sua empresa. Abordamos algumas delas a seguir.
Fraudes
A falta de um controle no orçamento da empresa abre brechas para gastos desnecessários e pior ainda: para fraudes.
Falta de comunicação entre as áreas
A falta de comunicação entre departamentos pode ocasionar na perda de informações relacionadas às despesas corporativas.
Dificuldade na conciliação bancária
Sem um controle eficiente de gastos, a empresa pode deixar passar oportunidades, prejudicando sua agilidade e transparência na melhoria do reconhecimento dos gastos corporativos – o que pode impactar, inclusive, em problemas de fluxo de caixa ou capital de giro.
Como a tecnologia pode te ajudar a controlar as despesas
Os gastos abrangem desde custos básicos (contas de água, luz e internet), investimentos (marketing, publicidade e manutenção de sites), despesas realizadas fora do escritório (abastecimento de veículos, pagamento de contas em restaurantes ou compra de passagens aéreas) e até custos emergentes como o auxílio home office.
Com o controle automatizado das finanças, é possível ter visibilidade em tempo real de quanto cada área vem gastando, separar um orçamento adequado para cada situação, agilizar o processo de tomada de decisão e permitir corte de custos que impactem positivamente nos resultados do negócio.
Apesar disso, há negócios que ainda questionam se o investimento em modernização é recompensador. Na sequência te mostramos que sim!
Mais assertividade no controle das despesas
Com a centralização de dados em um só lugar, o time financeiro não precisa mais se preocupar em solicitar notas ou recibos e consegue visualizar com transparência todos os gastos na plataforma de gestão. O controle pode ser acessado de qualquer dispositivo.
Diminuição dos custos
Através do controle de despesas automatizado é possível reconhecer os gastos de cada área, time ou colaborador, visto que são integrados com a plataforma de gestão de despesas.
Determinadas plataformas permitem que o time financeiro consiga estabelecer limites para cada usuário da empresa, evitando gastos acima do esperado ou com compras não autorizadas.
Segurança
Ao contrário dos mecanismos de controle mais antigos, onde o compartilhamento de arquivos deixa o acesso às informações sensíveis vulnerável, o uso da nuvem permite projetar o controle das finanças com segurança.
Assim, com as finanças digitais, as empresas conseguem armazenar os dados em servidores em nuvem, sem depender de notas fiscais, recibos ou planilhas.
Conclusão
O controle de despesas de uma empresa é um processo vital para a saúde do negócio. Para realizá-lo com eficiência é importante contar com ferramentas que facilitem as suas operações e entreguem informações com confiabilidade.
Deste modo, além de evitar erros e abrir precedentes para fraudes, você monitora possibilidades de redução de custos e oportunidades de crescimento, tornando suas ações mais assertivas.
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