O orçamento matricial é uma metodologia de gestão que organiza e controla despesas cruzando dados de diferentes departamentos, garantindo uma visão integrada e eficiente dos custos empresariais.
De acordo a Associação Brasileira de Planejamento Financeiro (Planejar), 82,3% dos brasileiros fizeram algum tipo de planejamento financeiro em 2023. Isso reflete um aumento significativo em relação ao ano anterior, quando o número era de 72%.
Com base nessa informação, nota-se uma mudança na atitude das pessoas em relação ao controle de suas finanças pessoais. Há também a necessidade das empresas em adotar práticas de gestão financeira mais estratégicas.
Nesse contexto, o orçamento matricial surge como aliado na alocação de recursos mais inteligente e na otimização dos custos operacionais. Saiba mais sobre esse método a seguir.
O que é orçamento matricial
O orçamento matricial, também conhecido como Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD), é uma metodologia de planejamento e controle financeiro que permite uma visão detalhada e integrada dos recursos financeiros de uma empresa.
Ao contrário do modelo tradicional, que organiza as despesas por centros de custos, o ele utiliza uma matriz para cruzar as despesas e receitas com as diferentes áreas ou departamentos da empresa, proporcionando uma análise mais precisa e abrangente.
Nessa matriz, as linhas representam as entidades, que podem ser departamentos ou unidades de negócios, enquanto as colunas são os pacotes, que agrupam despesas, receitas ou gastos de natureza similar.
Isso permite que um determinado tipo de despesa, como viagens corporativas, seja gerenciado de forma centralizada para toda a empresa, em vez de ser dividido entre vários departamentos, garantindo assim maior controle e eficiência.
Como funciona na prática
A implementação do orçamento matricial começa com a definição clara das entidades e pacotes dentro da empresa. Entidades são as divisões internas da empresa, como departamentos ou centros de custo, que geram receitas ou incidem despesas.
Já os pacotes são os grupos de despesas ou receitas que compartilham características similares, como custos de viagem, salários ou despesas de marketing.
O processo de implementação segue algumas etapas fundamentais:
Definição dos pacotes e entidades
O primeiro passo é identificar todas as áreas relevantes da empresa e categorizar as despesas e receitas em pacotes específicos. Isso permite uma organização mais clara e facilita a análise financeira cruzada.
Nomeação dos gestores
Os gestores de entidades cuidam dos custos e receitas dentro de seus respectivos departamentos, enquanto os gestores de pacotes são responsáveis pelo controle de determinadas categorias de despesas ou receitas em toda a empresa.
Para cada pacote e entidade, são atribuídos gestores responsáveis. Essa estrutura de dupla responsabilidade garante maior rigor no controle financeiro.
Planejamento orçamentário
Cada gestor de entidade propõe um orçamento para seu setor, considerando necessidades operacionais e metas. O gestor do pacote revisa as propostas para garantir que os recursos estejam sendo alocados de maneira eficiente.
Negociação e aprovação
Após a proposta inicial, ocorre a negociação entre os gestores para ajustar os valores e alinhar as expectativas. Essa fase visa garantir que o orçamento seja realista e factível, levando em conta tanto as necessidades operacionais quanto as limitações financeiras.
Monitoramento e ajustes contínuos
Após a aprovação, os gestores controlam despesas e receitas, comparando os valores reais com o que foi planejado. Caso ocorram desvios, são feitas revisões no orçamento para manter a empresa dentro das metas estabelecidas.
Benefícios do orçamento matricial
O orçamento matricial proporciona uma visão clara e detalhada das finanças da empresa, permitindo que os gestores identifiquem rapidamente áreas onde os recursos estão sendo mal alocados ou onde há oportunidades para economizar.
Outra vantagem diz respeito à estrutura de dupla responsabilidade, que garante que os gestores de pacotes e entidades trabalhem juntos para manter o controle dos gastos, promovendo maior transparência e accountability dentro da organização.
Com dados financeiros mais precisos e uma visão integrada das finanças, é possível tomar decisões mais informadas e estratégicas, alinhando os recursos com as prioridades da empresa.
Por fim, ao centralizar o controle de certos tipos de despesas, como viagens ou marketing, o orçamento matricial minimiza o risco de gastos duplicados ou excessivos.
Desafios e soluções para implementação assertiva
A implementação dessa metodologia requer preparação cuidadosa. A complexidade na definição dos pacotes e entidades, bem como a necessidade de um sistema de monitoramento contínuo, são desafios que precisam ser superados para que a metodologia funcione corretamente.
Vale dizer que o gerenciamento manual pode ser complexo e sujeito a erros. Por isso,o ideal é investir em uma solução tecnológica para facilitar esse processo, a fim de automatizar o controle orçamentário.
A plataforma Edenred Controle de Despesas oferece uma visão centralizada de todos os gastos realizados por meio do cartão corporativo pré-pago. Ela possibilita gerar relatórios personalizados, com base nas categorias de compras.
Esses relatórios são essenciais para comparar o desempenho entre diferentes pacotes e entidades, identificar desvios e ajustar o orçamento conforme necessário.
Com ela, os gestores podem acompanhar as despesas em tempo real, permitindo a identificação imediata de desvios orçamentários. Essa funcionalidade ajuda a manter os objetivos alinhados com as metas da empresa ao longo do ano.
Outra grande vantagem da Edenred Controle de Despesas é a integração com outros sistemas de gestão financeira, como ERPs. Isso oferece uma visão completa e atualizada de suas finanças.
Gestão estratégica e tecnologia de ponta
O orçamento matricial é ótimo para empresas que desejam melhorar sua gestão financeira porque proporciona uma visão detalhada e integrada das finanças.
Se sua empresa ainda não adotou essa metodologia, agora é o momento ideal para considerar sua implementação, com o apoio da Edenred Controle de Despesas.
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