A principal diferença entre a Nota Fiscal de Produto e Serviço está na tributação e no emissor. A NF-e registra a venda de bens físicos, é tributada pelo ICMS e emitida via Secretaria da Fazenda. Já a NFS-e registra a prestação de serviços, é tributada pelo ISS (municipal) e regulada pela Prefeitura. Em alguns casos, como em oficinas mecânicas, é possível ter ambas na mesma operação ou usar uma Nota Fiscal Conjugada.
Empreender no Brasil exige que o dono do negócio entenda um pouco de tudo: gestão de pessoas, vendas, logística e, claro, a complexa burocracia fiscal. Entre tantas siglas, impostos e regras, uma dúvida é muito comum na rotina administrativa: qual a diferença real entre nota fiscal de serviço e produto?
Parece algo técnico do contador, mas distinguir notas de produto e serviço é vital para o caixa e a organização da empresa. Se você gerencia uma frota, essa dúvida é constante.
Pense na última vez que um carro da sua empresa foi para a oficina. Você recebeu uma nota pelas peças trocadas e outra pelo trabalho do mecânico? Ou recebeu um papel só com tudo misturado? Saber conferir esses documentos evita problemas com o Fisco e garante que você esteja pagando os impostos corretos.
Neste artigo, vamos explicar de forma simples e direta as diferenças entre esses documentos, como funciona a tributação de cada um e como simplificar a gestão dessa papelada no dia a dia.
O que é Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)?
Antes de falarmos sobre gestão, precisamos definir o que é cada documento. Embora ambos tenham a função de registrar uma transação comercial e recolher impostos, eles nascem de operações completamente diferentes.
Nota Fiscal de Produto (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é utilizada para registrar a venda e a circulação de mercadorias físicas.
- O que é “mercadoria”? Tudo aquilo que você pode tocar e estocar. Um pneu, uma peça de motor, um litro de gasolina, um computador, uma mesa.
- O Imposto: O principal tributo incidente aqui é o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é de competência Estadual.
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) serve para registrar a prestação de um serviço, ou seja, um trabalho realizado por uma empresa para outra (ou para uma pessoa física).
- O que é “serviço”? É um bem intangível. O conserto do motor, a lavagem do carro, uma consultoria, o serviço de monitoramento.
- O Imposto: O tributo principal é o ISS (Imposto Sobre Serviços), que é de competência Municipal.
Por que a confusão acontece?
A confusão sobre nota fiscal de serviço e produto acontece porque muitas operações envolvem as duas coisas ao mesmo tempo. Quando você manda arrumar o freio do caminhão, você está comprando a pastilha de freio (produto) e contratando a mão de obra do mecânico (serviço). Saber separar isso é o segredo da gestão eficiente.
As 4 principais diferenças entre nota fiscal de serviço e produto
Para o pequeno empresário, decorar leis não é o objetivo. O importante é saber identificar o documento na hora que ele chega (ou na hora de emitir). Veja as 4 diferenças práticas:
1. O fato gerador (a origem)
- Produto: O fato gerador é a circulação da mercadoria. A nota deve ser emitida quando o produto sai do estoque/loja para ser entregue ao comprador.
- Serviço: O fato gerador é a conclusão (ou contratação) da atividade. A nota comprova que o trabalho foi feito.
2. A tributação (para quem você paga)
Esta é a diferença que mais impacta o bolso e a contabilidade:
- Na Nota de Produto: Você paga impostos ao Governo do Estado (ICMS) e Federais (IPI, PIS, COFINS). As alíquotas variam de estado para estado, o que torna a gestão tributária bem complexa para quem vende para o Brasil todo.
- Na Nota de Serviço: Você paga imposto para a Prefeitura (ISS). A alíquota varia conforme o município, geralmente entre 2% e 5%.
3. O órgão responsável (quem fiscaliza)
- Produto (NF-e): É regulada pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado. O arquivo XML da nota vai para o banco de dados do estado.
- Serviço (NFS-e): É regulada pela Prefeitura de cada cidade. Como existem mais de 5.500 municípios no Brasil, existem milhares de padrões diferentes de NFS-e, o que dificulta a padronização de sistemas.
4. O cadastro da empresa
Para emitir Nota Fiscal de Produto, sua empresa precisa ter a Inscrição Estadual. Já para emitir Nota Fiscal de Serviço, é obrigatório ter a Inscrição Municipal (Cadastro de Contribuintes Mobiliários – CCM).
Dica de Ouro: Muitas empresas possuem as duas inscrições para poderem atuar em frentes diferentes (vender peças e consertar, por exemplo).
O dilema da oficina: nota fiscal de serviço pode ter o produto?
Essa é uma das dúvidas campeãs de busca: “Posso colocar o produto dentro da nota de serviço?”.
A resposta curta é: Depende, mas geralmente não.
Na maioria dos casos, a legislação exige a separação. Voltando ao exemplo da gestão de frotas, que é a realidade de muitos pequenos empresários:
Imagine que você aprovou um orçamento de R$ 1.000,00 na oficina.
- R$ 600,00 são peças (amortecedor, óleo, filtros).
- R$ 400,00 são mão de obra (o tempo do mecânico).
Cenário 1: O Padrão (Notas Separadas)
A oficina deve emitir duas notas para você:
- Uma NF-e de R$ 600,00 referente à venda das peças (tributada pelo ICMS).
- Uma NFS-e de R$ 400,00 referente ao serviço (tributada pelo ISS).
Isso acontece porque a oficina está atuando como comerciante (vendendo a peça) e como prestadora de serviços (instalando a peça).
Cenário 2: A Exceção (Nota Fiscal Conjugada)
Existe um modelo chamado Nota Fiscal Conjugada, que permite unir nota fiscal de serviço e produto em um único documento. Porém, isso só é possível se houver um convênio entre a Secretaria da Fazenda do Estado e a Prefeitura do Município onde a oficina está instalada.
Como é burocrático conseguir essa autorização, a maioria dos estabelecimentos opta por emitir separado.
Para você, gestor, isso significa receber dois papéis (ou dois arquivos digitais) para comprovar um único pagamento. Se não houver organização, é fácil perder uma das partes e furar o controle financeiro.
Como simplificar a gestão dessas notas na sua frota?
Para o pequeno empresário que cuida da própria frota, lidar com essa chuva de documentos fiscais é um pesadelo administrativo.
Pense no volume:
- Cada abastecimento gera uma nota de produto (cupom fiscal/NFC-e).
- Cada lavagem gera uma nota de serviço.
- Cada manutenção gera, muitas vezes, duas notas.
Ficar conferindo manualmente se a oficina emitiu a nota da peça e a nota do serviço, somar tudo e lançar na planilha toma um tempo precioso que você deveria usar para vender mais e crescer o negócio.
Centralização de nota fiscal de serviço e produto via tecnologia
A melhor forma de resolver o dilema da nota fiscal de serviço e produto na gestão de frotas não é fazendo um curso de contabilidade, mas sim contando com um parceiro tecnológico que automatize essa coleta.
A Edenred Mobilidade oferece um ecossistema de gestão integrado que simplifica drasticamente esse processo, centralizando as informações de diferentes frentes da sua operação.
Como a Edenred Mobilidade ajuda?
- Ecossistema Conectado: ao utilizar nossas soluções para abastecimento, manutenção ou pedágio, as transações ficam registradas digitalmente em nossa plataforma. Você elimina a necessidade de o motorista guardar e o gestor “caçar” papéis e comprovantes soltos.
- Visão Unificada e Segregada: nossa tecnologia entende e separa automaticamente o que foi gasto com peças (produto) e o que foi gasto com mão de obra (serviço), apresentando relatórios gerenciais claros que distinguem as naturezas das despesas.
- Facilidade Contábil: em vez de entregar uma caixa de sapatos cheia de notas amassadas para o seu contador, você tem acesso a relatórios organizados e digitalizados. Isso facilita a conciliação fiscal e o correto aproveitamento de créditos tributários (como PIS/COFINS e ICMS) para empresas no regime de Lucro Real.
Com a inteligência da Edenred Mobilidade, a complexidade fiscal fica nos bastidores. Você recebe o dado pronto para tomar decisões estratégicas: “Quanto minha frota gastou de manutenção este mês e qual o impacto tributário disso?”.
Perguntas sobre nota fiscal de serviço e produto
Qual a diferença entre nota fiscal de serviço e produto?
A NF-e (Produto) registra a venda de bens físicos e paga ICMS (Estadual). A NFS-e (Serviço) registra a prestação de serviços (mão de obra) e paga ISS (Municipal).
Nota fiscal de serviço pode ter produto?
Geralmente não. A menos que a empresa utilize a “Nota Fiscal Conjugada” (autorizada pelo Estado e Prefeitura), é necessário emitir duas notas separadas: uma para as peças vendidas e outra para o serviço prestado.
Como emitir nota fiscal de serviço e produto?
Para emitir produtos, você precisa de um software emissor credenciado na SEFAZ do seu estado e Certificado Digital. Para emitir serviços, o credenciamento é na Prefeitura da sua cidade. Muitos sistemas de gestão (ERPs) conseguem emitir ambas.
O MEI precisa emitir nota fiscal?
Para vendas ou serviços prestados a outras empresas (CNPJ), o MEI é obrigado a emitir nota fiscal. Para pessoa física, a emissão é opcional, exceto se o consumidor exigir.
Entender a dinâmica da nota fiscal de serviço e produto é essencial para manter sua empresa em dia com o Fisco e evitar multas. Porém, entender não significa que você precise gastar horas do seu dia processando esses documentos manualmente.
Para o pequeno empresário, tempo é dinheiro. Automatizar a gestão das despesas da frota elimina a burocracia do papel e traz clareza para o financeiro.
A burocracia não precisa travar o seu crescimento. Confira outras dicas práticas de gestão financeira e administrativa para pequenas empresas no Blog da Edenred Mobilidade.
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