Fundo fixo de caixa é uma reserva de dinheiro mantida por uma empresa para cobrir pequenas despesas operacionais diárias, como material de escritório ou transporte.
A gestão do fundo fixo de caixa, uma ferramenta essencial para o controle de pequenas despesas empresariais, vem ganhando destaque à medida que as empresas buscam cada vez mais eficiência e automação em seus processos financeiros.
Confira a seguir o que é esse recurso, como ele funciona e como gerenciá-lo com o auxílio da tecnologia digital.
O que é o fundo fixo de caixa
O fundo fixo de caixa é uma reserva de dinheiro mantida pela empresa para cobrir despesas menores O objetivo é cobrir gastos que surgem de modo imprevisto e que não justificam a necessidade de um processo formal de pagamento.
Esse recurso é útil para empresas que precisam lidar com pequenas frequentes, como compra de materiais de escritório, pequenas manutenções, transporte, e outras operações do dia a dia.
Ao simplificar o processo de pagamento, o fundo fixo de caixa garante que as operações não sejam interrompidas por falta de recursos. O montante é gerido por um responsável designado, que controla as retiradas e reposições conforme necessário.
Vantagens do fundo fixo de caixa
O fundo fixo de caixa proporciona agilidade no pagamento de pequenas despesas, uma vez que elimina a necessidade de passar por processos burocráticos para aprovar gastos de menor valor.
Isso permite que os gestores tomem decisões rápidas e mantenham a fluidez das operações.
Outra vantagem é que, ao centralizar os gastos menores em um fundo específico, a empresa pode monitorar de forma mais precisa como o dinheiro está sendo utilizado. Assim, a prestação de contas tende a ser mais assertiva.
Por fim, esse recurso ajuda a evitar a confusão entre despesas operacionais de curto prazo e outras contas da empresa, o que contribui para uma melhor organização financeira.
Como criar um fundo fixo de caixa
Criar um fundo fixo de caixa requer planejamento e a definição de diretrizes claras para o seu uso. Veja a seguir quais são os 5 passos essenciais para implementar esse recurso na sua empresa.
1. Defina o valor inicial
Esse montante deve ser suficiente para cobrir os gastos operacionais de curto prazo. Para definir esse valor, é importante analisar as despesas recorrentes e imprevistos que costumam ocorrer ao longo do mês.
2. Estabeleça políticas e procedimentos
Determine quem será responsável pela gestão. Estabeleça quais despesas podem ser cobertas, os procedimentos para solicitação e processos de aprovação. Esses parâmetros garantem a transparência e o controle sobre o uso do fundo.
3. Separe contas bancárias
É recomendável manter o fundo fixo em uma conta bancária separada, exclusiva para essa finalidade. Isso facilita o controle e evita a mistura dos recursos da caixinha com outras finanças da empresa, além de simplificar a prestação de contas.
4. Registre todas as transações
É fundamental manter um registro de entradas e saídas do fundo fixo. Inclua informações como datas, valores e finalidade das despesas. Esse registro pode ser feito por meio de um sistema de controle financeiro.
5. Mantenha um saldo adequado
É importante garantir que haja recursos suficientes para cobrir despesas emergenciais, mas sem deixar um saldo excessivamente alto que possa mobilizar recursos desnecessários. Esse equilíbrio contribui para a eficiência financeira da empresa.
Como automatizar a gestão do fundo fixo de caixa
Automatizar a gestão do fundo fixo de caixa é uma forma assertiva de melhorar o controle financeiro empresarial. A plataforma Edenred Controle de Despesas facilita essa automatização ao integrar despesas ao ERP da empresa.
Esse recurso também oferece relatórios e dashboards que ajudam a monitorar os gastos de forma precisa. O acompanhamento permite identificar onde os recursos estão sendo utilizados e encontrar oportunidades para otimizar as despesas.
O cartão corporativo pré-pago da Edenred é outro aliado importante nesse processo. Ele permite o melhor controle de gastos, com a flexibilidade de distribuir saldo entre os cartões conforme necessário.
Com suporte das bandeiras Elo e Good Card, o cartão é amplamente aceito, facilitando a realização de pagamentos para diferentes necessidades da empresa, como compras de material de escritório, combustível ou serviços de marketing digital.
Em resumo, a combinação da plataforma Edenred com o cartão corporativo pré-pago oferece uma solução eficaz para melhorar a gestão financeira da empresa, tornando o processo mais preciso, seguro e fácil de administrar.
Simplifique a gestão do fundo fixo de caixa com as soluções da Edenred. Automatize o controle de pequenas despesas, elimine processos manuais e tenha visibilidade completa dos gastos, tudo em um único lugar.
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Conteúdos que vão ajudar você a melhorar a gestão financeira do seu negócio:
