Uma boa gestão financeira é crucial para qualquer empresa, entretanto, empresas pequenas e médias são as que mais sofrem com desorganização das finanças e sentem muita dificuldade em separar custos pessoais e empresariais. Em muitos casos, o crescimento da empresa acontece de forma rápida e a organização financeira não acompanha.
É comum em empresas menores que as contas da empresa se misturem um tanto com as despesas pessoais dos gestores. Mas calma, nesse texto, vamos te dar algumas dicas de como começar a dividir os custos da empresa dos gastos pessoais.
1 – Avalie todos os custos da empresa
Coloque na ponta do lápis todos os custos da sua empresa nos últimos 3 meses, isso vai te auxiliar a ter uma visão de uma média de gastos. Neste momento, vale incluir os gastos fixos e variáveis. Seguem alguns exemplos para te ajudar a começar:
- Folha de pagamento;
- Aluguel;
- Fornecedores;
- Energia elétrica + água;
- Cartão de Crédito;
- Seguros;
- Impostos;
- Despesas administrativas;
- Transporte e logística;
Mas não fique preso à essa lista, inclua todos os gastos que você achar que sejam importantes.
2 – Organize os custos fixos e variáveis
Nessa etapa, os custos listados no item 1 devem ser organizados entre custos fixos e custos variáveis.
Os custos fixos da sua empresa são aqueles custos básicos que você precisa pagar todos os meses para que a sua empresa se mantenha funcionando, como por exemplo: aluguel, internet, energia elétrica, abastecimento de veículos da empresa, folha de pagamento, dentre outros.
Enquanto os custos variáveis, são aqueles que vão variar de acordo com a necessidade da sua empresa. Por exemplo: compra de materiais para a fabricação do produto.
É imprescindível que se tenha visão de todos os custos da sua empresa, de modo a ter uma visão geral do quanto você precisa ter em caixa para a sua empresa girar.
3 – Separação de custos pessoais e empresariais
Agora que você já tem uma visão mais acurada do fluxo de saída do caixa da sua empresa, é hora de detalhar os custos, avaliar o que de fato são custos da empresa e o que são gastos pessoais e separar os custos pessoais e empresariais.
Em geral, a tendência é encontrar no cartão de crédito a maior parte dos gastos “misturados”. Por isso é importante detalhar os gastos do cartão de crédito e separá-los entre custos da empresa e gastos pessoais, deste modo você poderá direcionar os gastos pessoais para serem pagos de outro modo.
Outro ponto importante e crucial na separação das contas é a definição de um pro labore, que é o equivalente a um salário aos sócios que trabalham na empresa. Essa definição ajudará a manter a saúde financeira da empresa.
Ferramentas que auxiliam na separação dos gastos
Numa pesquisa conduzida pela Conta Azul, dentre os 16 principais gastos relatados pelos empreendedores está o custo com transporte e logística. Em empresas que não atuam diretamente no segmento de logística e transporte é bastante comum que não se faça uma gestão apropriada dos custos com abastecimento, fazendo com que esses custos passem batido dentre o montante geral.
Muitas empresas fazem o pagamento do abastecimento dos veículos da empresa usando um único cartão de crédito, geralmente o mesmo que usam para pagamentos de materiais de escritório e em alguns casos, até para pagamento de fornecedores.
Utilizando um cartão combustível, é possível acompanhar em tempo real os gastos com abastecimento. Além disso, com a Edenred Mobilidade, além do abastecimento, você pode concentrar todos os custos veiculares em um só lugar, facilitando a sua gestão.
