Quem trabalha com gestão de frotas há mais tempo já sabe: a elaboração da política de utilização de veículos de uma empresa é uma das etapas mais importantes quando se deseja implementar um controle de frota de maneira clara e eficiente.
Por estabelecer um acordo entre os funcionários que utilizam os veículos e a empresa, esse documento permite maior esclarecimento e entendimento sobre as regras, prevenindo, através de informação, possíveis adversidades sobre o uso de um veículo empresarial.
Sem ter a obrigação de lidar com esses contratempos, você tem mais tempo para se dedicar ao que realmente importa!
Agora que você já sabe a importância de ter uma política de utilização de frota, vem que a gente te explica tudo sobre como elaborar esse documento!
O que é a política de utilização de frota?
A política de utilização de frota consiste em um documento elaborado em conjunto por todos os setores que se envolvem com os veículos de uma empresa. Ter a cooperação de todos na etapa da elaboração é super importante, já que garante a transparência do processo e o acordo comum dos departamentos envolvidos.
O que incluir na política de utilização de frota?
Na hora de botar a mão na massa e elaborar sua política de utilização de frota, existem alguns itens que você não pode deixar de fora. Dá uma olhada:
- Finalidade de uso dos veículos: explicite qual a finalidade de uso dos veículos e se é permitido usá-los fora do expediente, por exemplo;
- Velocidade máxima permitida: mesmo que esse fator seja regulado pelo Código Brasileiro de Trânsito, você também pode estabelecer limites e medidas administrativas caso a regra não seja seguida;
- Horários e locais de utilização do veículo: confira se existe uma área da qual os veículos não podem sair, ou um horário limite para trazê-los de volta à empresa;
- Controle da validade e regularização da CNH do condutor: esclareça os cuidados que o funcionário deve ter em relação a sua própria documentação;
- Formas e locais de abastecimento permitidos: se você contar com uma solução inteligente de gestão de frotas, é só se basear na rede de estabelecimentos credenciados;
- Regras que envolvem a utilização do veículo: comunique se há alguma proibição ou norma a ser seguida durante o uso da frota;
- Pessoa responsável por verificar a manutenção do veículo: além de estabelecer uma pessoa-chave para isso, é válido também elaborar uma checklist, para ter certeza de que nada será esquecido;
- Pessoa responsável pelas infrações de trânsito e acidentes: mesmo com cuidado, imprevistos desse tipo podem acontecer, e é necessário definir quem se responsabilizará nessa situação.
E depois da implementação?
O envolvimento com a política de utilização de frota não termina logo após a implementação. É preciso se certificar de que as diretrizes estão claras o suficiente para serem compreendidas por todos, por exemplo.
Além disso, o gestor de frotas deve sempre ser um modelo a ser seguido pelos funcionários: por isso, nada de pisar em falso e descumprir alguma das normas!
Com uma política de utilização de frota sólida e abrangente, você ganha tempo e energia para gastar no que realmente é relevante para você e o seu trabalho. Esperamos que essas dicas possam te ajudar a se preocupar menos e aproveitar mais!
