Os erros comuns na gestão de frete incluem: pagamento informal de motoristas (risco trabalhista), não emissão de CIOT (risco de multa), falta de auditoria nas faturas de transportadoras, gestão manual de vale-pedágio, ausência de indicadores de desempenho (KPIs) e resistência ao uso de tecnologias de automação financeira.
Na logística, costuma-se dizer que a margem de lucro mora nos centavos. Uma rota mal planejada, um cálculo de pedágio impreciso ou uma taxa administrativa esquecida podem transformar uma viagem lucrativa em prejuízo num piscar de olhos.
No entanto, o maior perigo não está nos custos visíveis, mas sim nos erros operacionais e fiscais que passam despercebidos nas planilhas manuais. A complexidade da legislação brasileira de transportes não perdoa o amadorismo: uma única multa da ANTT por falta de documentação pode custar mais do que o lucro de um mês inteiro daquele veículo.
Neste artigo, mapeamos os 7 erros comuns na gestão de frete que estão drenando o caixa da sua empresa silenciosamente — e, o mais importante, mostramos como a tecnologia pode blindar sua operação contra eles.
Índice
- 1: Não centralizar o pagamento de frete (A Informalidade)
- 2: Ignorar a auditoria de faturas (O “Ralo” Financeiro)
- 3: Negligenciar o CIOT e o Vale-Pedágio (O Risco Legal)
- 4: Falta de planejamento de rotas e custos extras
- 5: Não usar indicadores de desempenho (KPIs)
- 6: Comunicação falha com motoristas
- 7: Resistência à tecnologia (O erro estratégico)
- Como a Edenred elimina esses erros automaticamente?
- Mais perguntas sobre os erros na gestão de frete
- Qual o risco de pagar frete em dinheiro?
- O que é a Carta-Frete e por que ela é proibida?
- Como auditar faturas de frete de forma eficiente?
1: Não centralizar o pagamento de frete (A Informalidade)
Este é, sem dúvida, o erro número um em pequenas e médias operações. Pagar motoristas terceiros ou autônomos através de depósitos diretos em conta pessoal, cheques ou, pior, em dinheiro vivo “na beira da estrada”, é um risco duplo.
- Risco Trabalhista: Pagamentos recorrentes sem a devida formalização via RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) ou contrato de transporte podem gerar vínculo empregatício no futuro.
- Risco Fiscal: A falta de comprovação legal desses pagamentos dificulta a dedução de despesas no Imposto de Renda da empresa.
Como evitar: Utilize uma Plataforma de Pagamento Eletrônico de Frete (PEF) homologada pela ANTT. Ela centraliza os pagamentos, gera os comprovantes legais e garante que o dinheiro chegue ao motorista de forma rastreável.
2: Ignorar a auditoria de faturas (O “Ralo” Financeiro)
Você confia cegamente na fatura que a transportadora envia no final do mês? Se a resposta é “sim”, você provavelmente está perdendo dinheiro.
Erros de faturamento são comuns. Cobranças de taxas de Ad Valorem (seguro) acima do percentual combinado, inclusão de taxas de GRIS (Gerenciamento de Risco) em rotas onde não se aplica, ou cobrança de pedágios que não foram utilizados. Sem auditoria, esses custos “extras” corroem sua margem.
Como evitar: Implemente a auditoria de frete automatizada. Sistemas inteligentes cruzam a tabela de frete negociada (o contrato) com o CTe emitido (a cobrança), apontando divergências de centavos para você contestar antes de pagar.
3: Negligenciar o CIOT e o Vale-Pedágio (O Risco Legal)
A burocracia é chata, mas ignorá-la é caro. Dois erros clássicos acontecem aqui na gestão de frete:
- Não emitir o CIOT: O Código Identificador da Operação de Transportes é obrigatório para contratação de autônomos. A multa por não emiti-lo (ou emitir com valor incorreto) pode chegar a R$ 1.100,00 por viagem.
- Pagar Pedágio em Dinheiro: A Lei do Vale-Pedágio Obrigatório (Lei 10.209) proíbe que o pedágio seja pago em espécie ou embutido no valor do frete. Ele deve ser antecipado em modelo próprio (cartão ou tag).
Como evitar: Utilize sistemas de gestão que tenham “travas” de segurança. Eles só permitem liberar a viagem se o CIOT for gerado e o Vale-Pedágio estiver carregado na tag, eliminando o erro humano.
4: Falta de planejamento de rotas e custos extras
Muitos gestores calculam apenas a ida, esquecendo-se do custo do “retorno vazio”. Se o caminhão volta batendo lata, o custo da ida dobrou. Além disso, escolher rotas apenas pela distância (km) pode ser um tiro no pé se a estrada for ruim (aumentando a manutenção) ou insegura (aumentando o seguro).
Como evitar: Use roteirizadores profissionais que considerem o custo total (pedágio + combustível + manutenção) e busque cargas de retorno (backhaul) para otimizar a frota.
5: Não usar indicadores de desempenho (KPIs)
Gerir no “feeling” ou na intuição não funciona mais. Se você não sabe qual é o seu custo por km rodado, qual transportadora tem o maior índice de atraso ou qual cliente gera mais devoluções, você está navegando no escuro.
Como evitar: Defina 3 a 5 KPIs essenciais (ex: On-Time Delivery, Custo Médio de Frete, Avarias) e acompanhe-os semanalmente.
6: Comunicação falha com motoristas
Ainda depender de ligações telefônicas ou mensagens de WhatsApp para saber se a carga foi entregue é um erro de eficiência. Isso gera ruído na comunicação e deixa o cliente final ansioso e sem informações. Além disso, o canhoto de entrega em papel costuma se perder, atrasando o faturamento.
Como evitar: Adote aplicativos para motoristas que permitam o envio da foto do comprovante de entrega em tempo real (baixa digital).
7: Resistência à tecnologia (O erro estratégico)
Muitas empresas veem softwares de gestão como “gasto”, quando na verdade são investimentos. Manter uma equipe de 5 pessoas digitando dados de frete manualmente custa muito mais caro — em salários e em erros — do que uma licença de software que automatiza o processo.
Como a Edenred elimina esses erros comuns na gestão de frete?
A boa notícia é que você não precisa contratar sete ferramentas diferentes para resolver esses sete erros. A solução está na centralização.
A Edenred Gestão de Frete foi desenhada para eliminar as falhas humanas do processo logístico financeiro.
- Adeus Informalidade (Erro 1): Pagamento seguro em conta digital para o motorista.
- Auditoria Nativa (Erro 2): O sistema confere os valores automaticamente.
- Compliance Total (Erro 3): Emissão de CIOT gratuito e Vale-Pedágio integrado na mesma plataforma.
- Digitalização (Erros 6 e 7): Aplicativo para o motorista e painel de controle para o gestor.
Mais perguntas sobre os erros na gestão de frete
Qual o risco de pagar frete em dinheiro?
Além do risco de segurança (assaltos), pagar em dinheiro impede a rastreabilidade fiscal da despesa e, no caso de pedágio, é ilegal (violação da Lei do Vale-Pedágio), gerando multas.
O que é a Carta-Frete e por que ela é proibida?
A Carta-Frete era uma forma de pagamento informal onde o motorista recebia um “vale” para trocar por produtos em postos. Ela é crime desde a Lei 11.442/2007, pois cria dependência econômica e sonegação fiscal.
Como auditar faturas de frete de forma eficiente?
A única forma eficiente é via automação. Utilize um software que importe o arquivo XML do CTe e compare automaticamente com a tabela de frete acordada, destacando apenas as divergências para análise humana.
Errar é humano, mas persistir no erro manual na gestão de frete é prejuízo na certa. Corrigir essas falhas não exige uma revolução completa na empresa, apenas a adoção das ferramentas certas. Ao automatizar o pagamento e a documentação, você transforma seu setor logístico de um “centro de custos e riscos” em uma operação eficiente e segura.
Evite multas da ANTT e passivos trabalhistas. Mantenha-se atualizado sobre as leis do setor de transportes e as melhores práticas de compliance acessando o Blog da Edenred Mobilidade.
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