Os principais desafios da manutenção de frotas envolvem o desequilíbrio entre ações corretivas e preventivas, a falta de visibilidade do Custo Total de Propriedade (TCO), a dificuldade na gestão de fornecedores e peças, e a ausência de indicadores de desempenho (KPIs) confiáveis.
Se o seu telefone toca às 17h de uma sexta-feira, é bem provável que não seja uma boa notícia. Para o gestor de frotas, esse é o horário clássico em que um veículo quebra na estrada, uma oficina avisa que não tem a peça ou um orçamento estoura o limite do cartão corporativo.
Viver “apagando incêndios” é a realidade de muitos profissionais da área. No entanto, a manutenção de frotas não deveria ser uma fonte de surpresas desagradáveis, mas sim um processo previsível e estratégico. O problema é que, entre a teoria e a prática, existem barreiras operacionais que dificultam a visão clara dos custos e da disponibilidade dos veículos.
Neste artigo, vamos dissecar esses desafios e, o mais importante, mostrar como você pode superá-los para transformar a manutenção de um centro de custos em uma vantagem competitiva.
1. O desequilíbrio entre corretiva e preventiva
O primeiro e talvez o mais clássico dos desafios da manutenção de frotas é cultural: a tendência de esperar quebrar para consertar. Embora todos saibam que a prevenção é mais barata, a rotina corrida muitas vezes empurra o gestor para a manutenção corretiva.
O problema da corretiva não é apenas o custo da peça, que costuma ser mais cara em compras de emergência. O impacto real está na imprevisibilidade. Quando um veículo para sem aviso, ele gera:
- Atrasos nas entregas ou serviços;
- Custos logísticos com guincho e veículos reserva;
- Perda de confiança do cliente final.
Como enfrentar: O objetivo deve ser a regra 80/20: trabalhar para que 80% das suas paradas sejam programadas (preventivas) e apenas 20% sejam emergenciais.
Para virar essa chave, comece automatizando os alertas de revisão baseados na quilometragem ou tempo de uso. Se o sistema avisa, você agenda. Se você agenda, a frota não para inesperadamente.
Quais os problemas mais comuns que ocorrem na manutenção corretiva?
Os problemas mais críticos são o custo elevado (peças e mão de obra emergenciais costumam ter ágio), o tempo de indisponibilidade indeterminado (o veículo fica parado até a peça chegar) e o efeito cascata, onde uma peça quebrada acaba danificando outros componentes do motor.
2. A falta de visibilidade dos custos reais (TCO)
Você sabe quanto custou a última troca de óleo de cada veículo? Provavelmente sim. Mas você sabe quanto custou o tempo que aquele veículo ficou parado na oficina?
Um dos grandes desafios é calcular o Custo Total de Propriedade (TCO). Muitos gestores olham apenas para a nota fiscal da oficina, ignorando os custos invisíveis, como o lucro cessante (o dinheiro que o carro deixou de fazer) e os custos administrativos de processar pagamentos individuais.
O perigo das “notinhas” e planilhas descentralizadas
Se a sua gestão depende de motoristas trazendo notas fiscais de papel para serem lançadas manualmente em planilhas, você tem um ponto cego na operação. Papéis se perdem, dados são digitados errados e, no fim do mês, os números não batem.
Contudo, sem dados centralizados, é impossível saber se um veículo específico está dando prejuízo crônico e deveria ser vendido.
Como enfrentar: Centralize tudo em uma única plataforma. Quando o pagamento e a ordem de serviço estão integrados no mesmo sistema, o cálculo do custo por veículo se torna automático, permitindo decisões baseadas em dados reais, não em suposições.
3. Gestão de fornecedores e peças (a “caixa preta”)
Quem nunca enviou um veículo para a oficina e recebeu um orçamento com preços que pareciam abusivos? Ou pior: aprovou a troca de uma peça “original” e descobriu depois que foi instalada uma paralela de baixa qualidade?
A gestão de oficinas mecânicas é uma verdadeira “caixa preta” para quem não tem expertise técnica ou tempo para negociar item a item. A variação de preços de peças e mão de obra entre diferentes estabelecimentos pode chegar a 200%. Além disso, garantir que a oficina cumpra os prazos prometidos é uma batalha diária.
Como enfrentar: A solução aqui é escala e padronização. É inviável para um gestor negociar com centenas de mecânicos diferentes. O ideal é utilizar uma rede credenciada através de uma parceira especializada.
Assim, você acessa uma tabela de preços de peças e mão de obra já negociada e auditada, garantindo que o valor cobrado em São Paulo seja coerente com o valor cobrado no interior do estado, eliminando o risco de superfaturamento.
4. A dificuldade em monitorar indicadores (KPIs)
Ter muitos dados não significa ter informação. Um dos maiores desafios da manutenção de frotas é transformar as linhas da planilha em Inteligência de Negócios. Sem indicadores claros, o gestor pilota no escuro, sem saber se a frota está melhorando ou piorando ao longo do tempo.
Para sair do operacional e ir para o estratégico, você precisa dominar os principais KPIs (Key Performance Indicators).
Quais são os principais indicadores de manutenção de frota?
- Custo por KM (CPK): É o indicador mais básico e essencial. Ele revela a eficiência financeira do veículo. Se o CPK de um caminhão subiu drasticamente em relação à média da frota, algo está errado (motorista, peça ou desgaste).
- Disponibilidade da Frota: Mede a porcentagem de tempo que os veículos estão prontos para uso versus o tempo que passam parados em manutenção. A meta deve ser sempre manter esse número o mais próximo possível de 100%.
- MTBF (Mean Time Between Failures): O “Tempo Médio Entre Falhas” indica a confiabilidade do veículo. Quanto maior o tempo entre uma quebra e outra, melhor.
- MTTR (Mean Time To Repair): O “Tempo Médio Para Reparo” mede a agilidade da oficina. Se este número for alto, significa que seus veículos estão “dormindo” na oficina, prejudicando sua disponibilidade.
Como enfrentar: Adote sistemas que gerem esses relatórios automaticamente. Tentar calcular MTBF e MTTR manualmente em planilhas é trabalhoso e sujeito a erros.
5. Comportamento do condutor e o desgaste excessivo
Você pode ter o melhor plano de manutenção e as melhores peças, mas se o condutor dirigir de forma agressiva, a conta não vai fechar. Frenagens bruscas, acelerações desnecessárias, curvas em alta velocidade e o hábito de “descansar o pé” na embreagem aceleram o desgaste dos componentes drasticamente.
O desafio aqui é que o gestor não está sentado no banco do carona para corrigir esses hábitos.
Como enfrentar: A solução passa por monitoramento e cultura. O uso de telemetria ajuda a identificar quem são os “destruidores de carros”. Com esses dados, crie programas de treinamento e bonificação para os motoristas que preservam o ativo.
Quando o condutor entende que cuidar do veículo beneficia a ele próprio (segurança e prêmios), o custo de manutenção cai naturalmente.
6. Previsibilidade orçamentária
Explicar para a diretoria por que o orçamento de manutenção estourou no final do mês é uma situação desconfortável. A falta de previsibilidade impede que a empresa invista em outras áreas, pois precisa sempre guardar uma reserva de emergência para as frotas.
Oscilações de preço de peças e o envelhecimento natural da frota tornam essa projeção difícil.
Como enfrentar: Construa um histórico robusto. Se você sabe que, historicamente, a frota gasta 15% a mais no terceiro ano de vida dos veículos, você pode provisionar isso no orçamento anual. Ferramentas de gestão inteligentes utilizam seus dados passados para projetar gastos futuros com alta precisão, evitando surpresas no fluxo de caixa.
O papel da tecnologia na superação desses desafios
Olhando para a lista acima, parece impossível resolver tudo sozinho apenas com força de vontade e planilhas. E, na verdade, é mesmo. A complexidade da gestão de frotas moderna exige suporte tecnológico.
É aqui que entra a solução de Edenred Gestão de Manutenção. Ela foi desenhada justamente para atacar esses gargalos:
- Fim das negociações manuais: acesso a uma rede de oficinas credenciadas com preços de peças e mão de obra negociados e padronizados.
- Agilidade na aprovação: um sistema que permite aprovar orçamentos online, reduzindo o tempo do veículo parado (melhorando o MTTR).
- Controle total: todos os custos, notas e ordens de serviço centralizados em uma única plataforma, eliminando a papelada e dando visibilidade ao TCO.
- Preventiva automática: o sistema ajuda a gerenciar os prazos de revisão, ajudando você a migrar da corretiva para a preventiva.
Mais sobre os desafios da manutenção de frotas
Para fechar, separamos respostas rápidas para conceitos técnicos que geram dúvidas na operação diária.
Quais são os desafios da manutenção preditiva?
A manutenção preditiva (que prevê a falha antes dela acontecer baseada em dados) é o “estado da arte”, mas seus desafios incluem o alto custo inicial de implementação de sensores e telemetria avançada, e a necessidade de capacitação técnica para interpretar esses dados corretamente.
Quais são os 7 pilares da manutenção?
Para uma gestão de classe mundial, os pilares geralmente citados são:
- Segurança: prioridade zero.
- Qualidade: do serviço e das peças.
- Produtividade: fazer mais com menos recursos.
- Custo: controle rigoroso do orçamento.
- Motivação: engajamento da equipe e condutores.
- Meio Ambiente: descarte correto de óleos e peças.
- Confiabilidade: garantia de que o veículo vai rodar quando preciso.
Os desafios da manutenção de frotas são inevitáveis, mas o sofrimento é opcional. A diferença entre o gestor que vive estressado e o que entrega resultados está na forma como eles enfrentam esses problemas: um usa a força bruta, o outro usa a inteligência e a tecnologia.
Ao centralizar dados, controlar indicadores e contar com parceiros especializados, você transforma a oficina de um “buraco negro” de recursos em um setor previsível e eficiente.
Continue aprimorando sua operação. Vencer os desafios da manutenção é fundamental, mas a gestão eficiente vai muito além. Explore outros artigos do Blog da Edenred Mobilidade e descubra estratégias sobre redução de combustível, telemetria e controle de custos que vão elevar o nível da sua frota.
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